Wat betekent de Wwft voor administratiekantoren?

Een belangrijk onderdeel van de Wwft-naleving is het melden van ongebruikelijke transacties. In de richtlijnen wordt aangegeven waar je een transactie dient te melden. Je dient cliëntenonderzoeken te verrichten, een risicobeheersingsbeleid toe te passen en ongebruikelijke transacties te melden. De reden hiervoor is dat je, vanwege de aard van jouw werk, inzicht hebt in transacties en rekeningnummers. Het vaststellen van ongebruikelijke of verdachte handelingen is voor jouw en je organisatie makkelijker te doen dan voor andere beroepen. Daarom lever je als administratiekantoor een belangrijke bijdrage aan de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering. Hiervoor worden wel een aantal handelingen van je verwacht. Ook heeft het niet naleven van de Wwft mogelijke gevolgen, namelijk boetes en reputatieschade voor zowel jou als administratiekantoor. Kortom, incorrect naleving van de Wwft kan grote gevolgen hebben en is onmisbaar in de strijd tegen financieel-economische criminaliteit.

Een cliëntenonderzoek bestaat uit: Identificatie en verificatie van de klant, verificatie van de identiteit van de uiteindelijke belanghebbende (UBO), beoordeling van het doel en de aard van de zakelijke relatie en onderzoek naar het risico.

Onder de Wwft ben je verplicht om je klanten te identificeren en hun identiteit te verifiëren. Dit houdt in dat je moet verifiëren wie de klant is, bijvoorbeeld door middel van een geldig identiteitsbewijs.

Je moet ook de identiteit van de UBO’s van de cliënt vaststellen en verifiëren. Dit zijn de personen die uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de cliënt.

Je moet een geldige reden hebben om een zakelijke relatie aan te gaan met een cliënt. Je moet de aard en het doel van de zakelijke relatie beoordelen en vaststellen wat het verwachte transactiepatroon zal zijn.

Ook moet je het risico op witwassen en terrorismefinanciering beoordelen. Hierbij houd je rekening met de sector waarin de cliënt actief is, de aard van de transacties en het land van herkomst of bestemming van de gelden.

Het cliëntenonderzoek moet worden gedocumenteerd en vastgelegd in een dossier. Bij wijzigingen in de zakelijke relatie moeten de gegevens opnieuw worden gecontroleerd en eventueel aangepast. Het is belangrijk dat accountants hun cliëntenonderzoek regelmatig actualiseren en hun dossiers goed bijhouden om aan de Wwft-verplichtingen te voldoen.

Het is belangrijk alert te zijn op misbruik wat kan leiden tot het wiswassen van geld. Daarom moeten potentiële cliënten zorgvuldig gescreend worden en moeten eventuele ongebruikelijke transacties op tijd worden gesignaleerd en worden gemeld.

Wanneer je niet voldoet aan de Wwft-verplichtingen, kan dit leiden tot reputatieschade voor zowel de professional als de organisatie. Het is daarom belangrijk om een goed compliance- en risicobeheersingssysteem te implementeren en te onderhouden.

Niet-naleving van de Wwft kan leiden tot hoge boetes en sancties van een Wwft toezichthouder. Dit kunnen geldboeten zijn of beperkingen in het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden.

De Wwft spreekt over een leerplicht. Compliance medewerkers dienen zich regelmatig bij te scholen over de laatste Wwft maatregelen.

Een transactie voor een bedrag van € 10.000 of meer, betaald aan of door tussenkomst van de instelling in contanten, met cheques aan toonder, een vooraf betaald betaalinstrument (prepaid card) of soortgelijke betaalmiddelen.

Je onderbuikgevoel. Als poortwachter mag je bij iedere verdenking van witwassen of terrorismefinanciering, de transactie melden bij de FIU.nl.