Identificatie en verificatie volgens de Wwft

Identificatie en verificatie zijn twee cruciale stappen in het klantacceptatieproces. Identificatie is de actie waarbij je vaststelt wie je klant (een persoon, bedrijf of entiteit) is. Verificatie is het proces waarbij je controleert of de verstrekte identificatiegegevens correct en geldig zijn.

Volgens de Wwft moeten instellingen de identiteit van de klant verifiëren voordat een zakelijke relatie of transactie plaatsvindt. Het identificatie- en verificatieproces gaat verder dan alleen het controleren van een identiteitsbewijs; het omvat ook het begrijpen van de eigendoms- en beheersstructuur van de klant en het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbende (UBO).

Waarom is identificatie en verificatie belangrijk (Wwft)?

Het uitvoeren van identificatie en verificatie is van essentieel belang om te voldoen aan de wetgeving en om je bedrijf te beschermen tegen mogelijke risico’s, zoals witwassen en terrorismefinanciering. Het stelt je in staat om een duidelijk beeld te krijgen van wie de klant is, waar het geld vandaan komt en welk risico zij kunnen vormen.

Het niet correct uitvoeren van identificatie en verificatie kan leiden tot zware boetes en strafrechtelijke vervolging, evenals reputatieschade.

Wanneer is Identificatie en Verificatie goed uitgevoerd?

Identificatie en verificatie zijn correct uitgevoerd wanneer de klant volledig en accuraat is geïdentificeerd en hun identiteit is geverifieerd met behulp van betrouwbare, onafhankelijke bronnen. Dit omvat het verkrijgen van voldoende informatie over de klant om een risicobeoordeling uit te voeren, en het bijhouden van gedetailleerde verslagen van de uitgevoerde controles.

Voor de verificatie van de identiteit van een klant zijn er verschillende documenten die kunnen worden gebruikt. Dit hangt echter af van de aard van de klant (een natuurlijk persoon, bedrijf of andere entiteit) en de juridische vereisten van het land.

Volgens de Wwft in Nederland, kunnen de volgende documenten worden gebruikt voor identiteitsverificatie:

Voor Natuurlijke Personen:

1. Een geldig paspoort.
2. Een geldige identiteitskaart.
3. Een geldig rijbewijs.

Voor Bedrijven:

1. Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, dat niet ouder mag zijn dan drie maanden.
2. De statuten van het bedrijf.
3. In sommige gevallen kan ook aanvullende documentatie nodig zijn om de UBO (uiteindelijk belanghebbende) te verifiëren, zoals een aandelenregister.

Let op: in alle gevallen moeten de gebruikte documenten geldig, origineel en ongewijzigd zijn. Kopieën, foto’s of scans van documenten moeten voldoen aan bepaalde voorwaarden om als geldig te worden beschouwd voor identiteitsverificatie volgens de Wwft.

Houd er rekening mee dat deze informatie gebaseerd is op de regelgeving zoals die bekend was tot september 2021 en dat er sindsdien wijzigingen kunnen zijn doorgevoerd. Het is daarom belangrijk om altijd te controleren welke actuele vereisten van toepassing zijn. Bij Zkr kunnen we je helpen ervoor te zorgen dat je voldoet aan de meest recente regelgeving op het gebied van klant identificatie en -verificatie.

Hoe moeten identiteitsdocumenten bewaard worden?

Het veilig en privé bewaren van documenten is van essentieel belang volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR) in het Engels. Hier zijn enkele belangrijke principes en stappen om rekening mee te houden bij het AVG-conform bewaren van documenten:

1. Minimale gegevensbewaring: Bewaar alleen de minimale hoeveelheid persoonlijke gegevens die nodig zijn.
2. Gegevensbeveiliging: Alle persoonlijke gegevens moeten veilig worden opgeslagen om ongeoorloofde toegang te voorkomen. Dit omvat het gebruik van versleuteling, sterke toegangscontroles (zoals tweefactorauthenticatie), en beveiligingsmaatregelen zoals firewalls en antivirus software.
3. Gegevensintegriteit: De nauwkeurigheid en consistentie van de gegevens gedurende de hele bewaarperiode moeten worden gewaarborgd. Dit betekent dat je periodiek de gegevens dient te controleren en te corrigeren indien nodig.
4. Documentatie: Er moet een audit trail zijn voor gegevensverwerking en opslagactiviteiten. Dit omvat het bijhouden van een register van gegevensverwerking, evenals bewijzen van toestemming van de betrokkenen indien toestemming de basis is voor gegevensverwerking.

We hopen dat deze informatie nuttig is geweest om het belang van identificatie en verificatie onder de Wwft te begrijpen en hoe Zkr kan helpen om dit proces soepel en AVG-compliant te laten verlopen. Maar dit is slechts het begin van de reis naar volledige compliance en veilige bedrijfsvoering.