Optimaliseer jouw Wwft-processen.
Het klantacceptatieproces van notarissen is een essentiële stap om de integriteit en betrouwbaarheid van hun dienstverlening te waarborgen. Dit proces begint met een grondig intakegesprek, waarin de notaris de specifieke dienst in kaart brengt die de klant nodig heeft. Of het nu gaat om het opstellen van een testament, het overdragen van vastgoed, of het oprichten van een BV, het is van groot belang dat de notaris een duidelijk beeld krijgt van de wensen en behoeften van de klant.
Bovendien is het onderscheid tussen particuliere en zakelijke klanten van belang, omdat dit de aard van de dienstverlening en het vereiste klantacceptatieproces kan beïnvloeden.
Alvorens enige dienst te leveren, dient de notaris het klantacceptatieproces succesvol af te ronden, om ervoor te zorgen dat de belangen van alle betrokken partijen adequaat worden beschermd.
Het traditionele klantacceptatieproces van notarissen omvatte vaak het maken van kopieën van identiteitsdocumenten, wat gepaard ging met veel papierwerk en een tijdrovende arbeidsinspanning. Deze ouderwetse methode bood echter geen garantie voor het voorkomen van fraude of diefstal van identiteitsbewijzen.
Gelukkig zijn er tegenwoordig geavanceerde oplossingen beschikbaar, zoals iDIN, waarmee notarissen kunnen profiteren van de hoogste kwaliteit data om de identiteit van hun klanten vast te stellen. Daarnaast maakt het gebruik van ID-scan het mogelijk om te werken zonder veel papierwerk en in overeenstemming te zijn met de AVG-regelgeving. Dit moderne alternatief maakt het klantacceptatieproces niet alleen efficiënter, maar ook veiliger, omdat het fraude en diefstal van identiteitsbewijzen effectief tegengaat. Bovendien kunnen deze technologieën op afstand worden toegepast, wat het gemak voor zowel notarissen als klanten vergroot.
Daarnaast zorgt de toetsing van de klantgegevens aan verschillende databases ervoor dat verdachte situaties worden opgespoord en fraude of diefstal van identiteit proactief worden voorkomen, wat bijdraagt aan de integriteit van het notariële proces.
In het geval van een zakelijke klant heeft het klantacceptatieproces van notarissen het meeste baat bij een grondige identificatie van de Ultimate Beneficial Owner (UBO). Criminelen maken vaak gebruik van complexe groepsstructuren om hun werkelijke identiteit te verhullen, en daarom is het van vitaal belang om deze groepsstructuur in kaart te brengen. Het verkrijgen van een UBO-verklaring en aanvullende informatie is een cruciale stap om te achterhalen wie de werkelijke belanghebbenden zijn bij een zakelijke entiteit.
Door deze informatie op te vragen en te verifiëren, kan de notaris een beter inzicht krijgen in de betrokken partijen en de groepsstructuur. Zo kan hij eventuele risico’s op fraude, witwassen of andere ongeoorloofde praktijken identificeren. Het accuraat vaststellen van de UBO en het verzamelen van relevante gegevens dragen bij aan een grondig en verantwoord klantacceptatieproces bij zakelijke klanten.
Het uitvoeren van een wettelijk verplichte check op Politically Exposed Persons (PEP), sancties en adverse media is van cruciaal belang tijdens het klantacceptatieproces van notarissen. Deze controle is essentieel om te waarborgen dat er geen risicovolle partijen betrokken zijn bij de transacties of dienstverlening.
Het niet uitvoeren van deze controle brengt veel risico met zich mee, omdat het notariskantoor mogelijk ongewild betrokken kan raken bij illegale activiteiten of transacties van criminele partijen. Gelukkig kunnen moderne technologieën deze wettelijk verplichte check vereenvoudigen door het mogelijk te maken om deze controle in slechts één klik uit te voeren. Hierdoor worden potentiële risico’s snel en efficiënt geïdentificeerd, waardoor notarissen hun dienstverlening met vertrouwen en naleving van de relevante wet- en regelgeving kunnen uitvoeren.
Het risico-onderzoek tijdens het klantacceptatieproces van notarissen omvat zowel objectieve als subjectieve risicofactoren. Hierbij heeft de notaris de mogelijkheid om zelf te bepalen welke factoren van toepassing zijn op de specifieke situatie van de klant. In ons platform bieden we handvatten en richtlijnen om dit proces gestructureerd en doeltreffend uit te voeren.
Bij cliënten met ongebruikelijk veel vermogen is het van belang om de herkomst van dit vermogen grondig te onderzoeken. Ons platform stelt notarissen in staat om een SIRA (Systematische IntegriteitsRisicoAnalyse) op maat te maken, waarbij de specifieke risico’s van de klant in kaart worden gebracht. Dit alles kan op één enkel platform, wat het gehele risico-onderzoek efficiënt en overzichtelijk maakt.
Bovendien kan de notaris op basis van het uitgevoerde risico-onderzoek het passende risiconiveau toewijzen, waardoor een evenwichtige afweging tussen de zakelijke belangen en de noodzaak van risicobeheersing wordt bereikt. Hierdoor kunnen notarissen met vertrouwen beslissen of het aangaan van een klantrelatie verantwoord is en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
Bij het klantacceptatieproces van notarissen is het van groot belang om een grondige afweging te maken bij klanten met een hoog risico. In dergelijke gevallen dienen extra maatregelen te worden toegepast om het risico adequaat te beheersen en te verminderen. Als het risico echter te overzien is en voldoende beheersbaar blijkt te zijn, kan de notaris ervoor kiezen om de klant te accepteren voor de gewenste dienstverlening.
Na het voltooien van het klantacceptatieproces is het cruciaal om alle stappen, maatregelen en opmerkingen zorgvuldig te documenteren. Het sluiten en bewaren van een compleet dossier biedt niet alleen een helder overzicht van het uitgevoerde proces, maar dient ook als waardevol bewijsmateriaal in het geval van toekomstige controles of audits. Door deze werkwijze te hanteren, kunnen notarissen een veilige en verantwoorde praktijk voeren, waarbij ze voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en de belangen van alle betrokken partijen op passende wijze beschermen.
Dankzij Jeroen Boot zijn visie m.b.t. de digitale koppeling én met ons eigen CRM-pakket Eyemove, zorgde ervoor dat ik werd getriggerd. Na een uitgebreid gesprek, zijn we een samenwerking aangegaan. Nu kunnen wij een goede Wwft-check uitvoeren én in 1 handeling alle gegevens volledig in ons systeem worden geplaatst.
Super leuke en leerzame interactieve training. Alles werd heel duidelijk uitgelegd en er werden leuke voorbeelden genoemd van deze tijd, zoals Moccro Maffia. De tijd is voorbij gevlogen, super bedankt Ernesto.
“Ernesto wist me de hele training te boeien. Ik ben geschrokken van alle plichten die de wet met zich meebrengt, maar weet nu wel veel beter hoe ik moet handelen. Nuttige training.”
Ben je geïnteresseerd in hoe Wwft in het notariaat je bedrijf kan helpen ? Wij nodigen je uit voor een gratis, vrijblijvende demonstratie van ons product. Neem contact met ons op om een tijdstip en datum te plannen die het beste bij je passen.
