Wanneer je als bedrijf of organisatie verplicht wordt gesteld om aan de WWFT te voldoen, is het zaak om de uiteindelijke belanghebbende – kort gezegd: de UBO – van (toekomstige) relaties te identificeren via een UBO-check. Via deze UBO-check wordt de identiteit van de belanghebbende binnen een organisatie vastgesteld en gecontroleerd. Het grondig screenen van een relatie is een belangrijk proces. Je wilt namelijk geen link naar een criminele organisatie, dubieuze praktijken of verdachte transacties. Dit levert niet alleen reputatieschade op, maar kan ook het voortbestaan het bedrijf in gevaar brengen. belangrijk proces. Wat is een UBO-check precies en hoe voer je een UBO-check goed uit? We vertellen er graag meer over.
Wat is een UBO?
UBO is de afkorting voor Ultimate Beneficial Owner en is letterlijk de uiteindelijke belanghebbende van uw zakenrelatie. Oftewel, de persoon die binnen een bedrijf of organisatie aan de touwtjes trekt. Wettelijk gezien zijn dit de personen met een (in)direct belang van meer dan 25% in de organisatie waar u zaken mee wilt doen. Het belang kan bestaan uit aandelen, certificaten, stemrecht of uitkerend vermogen. Moet je als bedrijf voldoen aan de WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme), dan ben je verplicht om de identiteit van de UBO vast te stellen. Ben je benieuwd of jouw bedrijf moet voldoen aan de WWFT? Raadpleeg dan de website van Financial Intelligence Unit.
Waarom een UBO-check uitvoeren?
Waarom moet u als bedrijf een UBO-check uitvoeren? De UBO-check is in het leven gesteld om witwassen en de financiering van terrorisme tegen te gaan. Door de identiteit van een uiteindelijk belanghebbenden te controleren, voorkom je dat deze personen zich kunnen verschuilen achter een bedrijf en in anonimiteit financiële misdrijven kunnen begaan. Hierdoor verklein je de kans op reputatieschade en geef je structureel vorm aan een integere manier van bedrijfsvoering.
De stappen van een UBO-check
In het checken van een belanghebbenden, zijn verschillende stappen te doorlopen. Deze stappen zijn:
Stap 1: identiteit achterhalen
Wanneer je een UBO-check wilt uitvoeren, dan is het de eerste stap in het onderzoek het vaststellen en controleren van de identiteit van de UBO. Het achterhalen van de UBO is (tegen betaling) mogelijk op de website van de KVK. Bedrijven moeten hier namelijk hun natuurlijke personen, die belanghebbende zijn, in registreren. Weet je wie de UBO’s van een organisatie zijn, dan kan worden gestart met het maken van een risico inschatting.
Stap 2: Risico inschatting
Heb je de identiteit van een UBO achterhaald? Dan mag je een inschatting maken van de risico’s. Tijdens deze compliance check bepaal je zelf aan de hand van verschillende factoren of een UBO een laag-, midden- of hoog risico vormt. De uitkomsten van deze risico-inschatting vormen de basis voor een verder cliëntenonderzoek.
Stap 3: Het eventueel aanscherpen van het cliëntenonderzoek
De uitkomsten uit de risico-inschatting bepalen welke eventuele vervolgstappen genomen moeten worden om als bedrijf te voldoen aan de criteria die de WWFT stelt. Beschikt de UBO na het uitvoeren van de risico-analyse over een laag risicoprofiel, dan kan de UBO-check na het vaststellen en controleren van de identiteit afgesloten worden met alleen het invullen van een UBO-formulier. Relaties met een hoog risicoprofiel moeten verplicht worden onderworpen aan verscherpt cliëntenonderzoek.
Voor cliënten met een laag risicogehalte kunt u de UBO check na het vaststellen en controleren van de identiteit afsluiten met louter het invullen van een UBO formulier, waar cliënten met een hoog risico moeten verplicht worden onderworpen aan een verscherpt cliëntenonderzoek.
Stap 4: Documentatie en ondertekenen
Na het zorgvuldig documenteren van alle informatie, moet een UBO-verklaring ondertekend worden. Op dit formulier staan alle gegevens van de uiteindelijk belanghebbende(n) vermeld en belooft de UBO in kwestie u op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen.
Download hier gratis een UBO-verklaring
UBO-verklaring nodig? Verzend deze verklaring naar je klanten om UBO-informatie te vergaren.
