Om richting te geven bij het nakomen van de verplichtingen van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), volgen wij het 10-stappenplan dat is opgesteld door mr. dr. B. Snijder-Kuipers mr. D.S. Kolkman CFE en mr. A.T.A. Tilleman. Dit stappenplan is destijds mede omarmd door het ministerie van Financiën. Het oorspronkelijke 10-stappenplan valt nu uiteen in twee delen, te weten (A) Risicobeleid en (B) 10-stappenplan Wwft.
Een ondernemer heeft volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) de verplichting om te onderzoeken wie zijn klanten precies zijn en om ongebruikelijke transacties te signaleren en te melden. Dit om criminaliteit en terrorisme te voorkomen. Het is niet voor iedere ondernemer duidelijk hoe deze wet kan worden nagevolgd. Om hierin meer duidelijkheid te bieden, hebben wij een 10-stappenplan opgesteld. Lees hier hoe het 10-stappenplan eruit ziet en in zijn werking gaat.
Tien stappenplan Wwft
- Welke instelling is Wwft-plichtig?
- Identificeren van de cliënt
- Verifiëren van de identiteit van de cliënt
- UBO
- PEP/PPP
- Maak risicobeleid
- Monitoren en onderzoeken herkomst van gelden
- Introductie cliënt
- Ongebruikelijke transactie
- Melden van ongebruikelijke transactie
Stap 1. Welke instelling is Wwft-plichtig (artikel 1a) artikel 1a van de Wwft
In artikel 1a staat beschreven welke instellingen een Wwft-plicht hebben. Hieronder vallen bepaalde beroepsactiviteiten die worden uitgevoerd door bepaalde personen, vennootschappen of rechtspersonen. Deze worden gekwalificeerd als ‘instelling’ voor de Wwft. Hieronder valt bijvoorbeeld accountant, een administratiekantoor of belastingadviseur. Wanneer een instelling twee of meer beleidsbepalers in dienst heeft, dan wordt de dagelijkse beleidsbepaler benoemd als persoon die verantwoordelijk is voor het opvolgen van de Wwft. Dit is terug te vinden in artikel 2d. Volgens artikel 1 van de Wwft is de wet van toepassing op de volgende ‘financiële instellingen’:
● Beleggingsinstelling.
● Beleggingsonderneming.
● Bemiddelaar in levensverzekeringen.
● Betaaldienstagent.
● Betaaldienstuitvoerder optredend in opdracht van een betaaldienstverlener met andere EU lidstaat vergunning.
● Betaaldienstverlener.
● Elektronisch geldinstelling.
● Instelling voor collectieve belegging en effecten (icbe).
● Instelling niet zijnde een bank die toch bancaire activiteiten verricht.
● Levensverzekeraar.
● Verhuurder van safes.
● Wisselinstelling.
De volgende natuurlijke personen, rechtspersonen of vennootschappen hebben ook een Wwft-plicht:
● Accountant.
● Advocaat.
● Autohandelaren.
● Belastingadviseur.
● Cannabis Branche.
● Cryptocurrencies.
● Domicilieverlener.
● Elektronisch geld.
● Handelaar / verkoper van goederen.
● Kunsthandelaren.
● Makelaar of tussenpersoon in zaken van grote waarde.
● Notaris.
● Pandhuis.
● Prepaidkaarten tot vanaf € 150,-.
● Speelcasino.
● Seksbranche.
● Taxateur.
● Trustkantoor.
Kom jij of je instelling in dit rijtje voor? Dan val je onder de Wwft. Heb je twijfel over jouw Wwft-plicht? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.
Stap 2. Identificeren van de cliënt (artikel 3 en 8); leg gegevens vast (artikel 33)
Bij stap 2 identificeer je de cliënt waarmee je zaken wilt gaan doen, volgens artikel 3 en 8 van de Wwft. Deze identificatie vindt plaats voorafgaand aan de dienstverlening.
Stap 3. Verifiëren van de identiteit van de cliënt (artikel 3 en 8); leg gegevens vast (artikel 33)
Wanneer de cliënt geïdentificeerd is, moet deze identificatie geverifieerd worden. Met behulp van een origineel identiteitsbewijs kan de verificatie gedaan worden. Het vaststellen en vastleggen van de identiteit dient te gebeuren voordat de transactie plaatsvindt. In het geval van een duurzame relatie met de cliënt en als er meerdere transacties plaatsvinden met verschillende personen, dient er regelmatig identificatie plaats te vinden. De cliënt die een transactie uitvoert, dient persoonlijk langs te komen bij de instelling om zich te identificeren met een geldig legitimatiebewijs. Als de cliënt eenmaal geïdentificeerd is en hij komt regelmatig bij de instelling langs, dan is identificatie niet iedere keer nodig. Er zijn leidraden opgesteld door Wwft toezichthouders. Dit zijn richtlijnen waarin de verplichtingen beschreven staan met betrekking tot cliëntenonderzoek.
Stap 4. UBO (artikel 3 en 8 en artikel 3 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018); leg gegevens vast (artikel 33)
Bij stap 4 is het van belang om de achterliggende belanghebbenden van de instelling in kaart te brengen. Dit kan een natuurlijk persoon of meerdere personen zijn die aandeelhouder(s) is/zijn van meer dan 25 procent van de aandelen. Ook bij personenvennootschappen (bijvoorbeeld een maatschap, V.O.F., C.V.) moet er bekeken worden wie er meer dan 25% eigendomsbelang heeft. Deze belanghebbenden worden de Ultimate Beneficial Owner(s) (UBO(‘s)) genoemd. Wanneer een instelling niet een duidelijke UBO heeft, dan moet er een zogenaamde pseudo-UBO worden aangewezen. De pseudeo-UBO is de hoger leidinggevende, dan wel een (of meer) statutair bestuurders (s) dan wel een (of meer) vennoot (vennoten) (artikel 3 lid 6 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018).
Het in kaart brengen en archiveren van de UBO is niet altijd vanzelfsprekend. Wij bieden je alle oplossingen die nodig zijn om de informatie te achterhalen en inzicht te verschaffen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de rechtspersoon. Een eigendomsstructuur van een organisatie zit ingewikkeld in elkaar door de vele vertakkingen en concernrelaties. Het is belangrijk dat al deze informatie in kaart wordt gebracht en benoemd wordt in het dossier. Bij zkr. helpen wij je hier graag mee, zodat je jouw dossier goed op orde heeft en de Wwft-plicht volledig nastreeft. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Stap 5. PEP/PPP (artikel 8 en artikel 2 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018); leg gegevens vast (artikel 33)
Bij stap 5 wordt onderzocht of de cliënt of de UBO een binnenlands of buitenlands politically exposed person (PEP) is. In het Nederlands wordt dit ook wel politiek prominent persoon (PPP) genoemd. Een PPP is een persoon met een hoge functie in het openbaar bestuur of dit in de afgelopen jaren heeft gehad. Ook als de cliënt of UBO niet zelf een dergelijke hoge functie vervult, maar een direct familielid (ouder of kind), of zelfs partner van kind van de cliënt of de UBO deze wel heeft, dan wordt de cliënt of de UBO als een politiek prominent persoon aangemerkt. Voor meer informatie hierover neem je vrijblijvend contact met ons op.
Stap 6. Maak risicobeleid (zie onderdeel A)
Stap 6 is de kern van de Wwft. Bij deze stap wordt het risicobeleid opgemaakt. Dit wordt gedaan door een oordeel te vormen over doel en aard van de zakelijke relatie. Tevens wordt er een oordeel gevormd over de aard van de transactie en de herkomst als ook de bestemmingen van middelen en het risico op witwassen en terrorismefinanciering. Vraag onze experts om advies hoe je dit precies doet.
Stap 7. Monitoring en onderzoek naar herkomst van gelden (artikel 3); leg gegevens vast (artikel 33)
Het is belangrijk om steeds aandacht te hebben voor het risicoprofiel van de cliënt. Dit wordt gedaan door het monitoren en onderzoeken van de herkomst van de gelden en de bestemming van de gelden die bij de transactie gebruikt worden. Monitoring kan niet worden uitbesteed en dient door de instelling zelf gedaan te worden. Hoe je dat precies doet? Vraag het aan ons.
Stap 8. Introductie cliënt (artikel 5 en artikel 10); leg gegevens vast (artikel 33)
Wanneer een cliënt geïntroduceerd wordt door een andere instelling, kunnen de identificatie en verificatiegegevens van de desbetreffende cliënt van de andere instelling overgenomen worden. De instelling blijft wel zelf verantwoordelijk voor het verzamelen van de juiste gegevens. In bijlage 2 staat een specifieke leidraad beschreven hoe de Wwft hier in nageleefd kan worden voor instellingen die beschreven staan in de Wwft. Hierbij valt te denken aan onder andere accountants, belastingadviseurs, administratiekantoren en notarissen. Als je wilt weten hoe deze stap precies in zijn werking gaat en hoe de Wwft nauwkeurig op te volgen bij deze stap, neem dan contact met ons op voor advies.
Stap 9. Ongebruikelijke transactie (artikelen 15 en 16)
Het kan voorkomen dat er sprake is van een ongebruikelijke transactie. Bijvoorbeeld als er sprake is van een objectieve of subjectieve indicator bij een (voorgenomen) transactie. Of een cliëntenonderzoek leidt niet tot het gewenste resultaat en in serieuze gevallen is een cliëntrelatie zelfs beëindigd. Wellicht zijn er indicaties aanwezig dat een cliënt betrokken is bij witwassen of bij het financieren van terrorisme. In dit soort gevallen is het van belang om te overleggen met een kantoorgenoot, vertrouwenspersoon of compliance-afdeling. Leg besluiten vast in het dossier en bewaar dit goed. Wanneer geconcludeerd kan worden dat er sprake is van een ongebruikelijke transactie, dan moet deze gemeld worden (lees stap 10). Twijfel je na overleg met anderen of er sprake is van een ongebruikelijke transactie? Neem dan contact met ons op, wellicht kunnen wij je verder helpen bij deze stap.
Stap 10. Melden van ongebruikelijke transactie (artikel 16); leg gegevens vast (artikel 34 Wwft)
Als er duidelijk sprake is van een ongebruikelijke transactie, dan worden deze net als alle relevante gegevens overgedragen aan de FIU (Financial Intelligence Unit). Een ongebruikelijke transactie dient binnen 14 dagen gemeld te worden bij het FIU. Een kopie van de melding en de ontvangstbevestiging dient bewaard te worden. Wij kunnen je helpen bij het zetten van deze belangrijke stap. Vul het contactformulier of neem contact met ons op en wij zullen je terugbellen voor een passend advies.
Hier vind je een verwijzing naar de verschillende Wet- en regelgeving, de Wwft, ministeriële regelingen en tuchtrechtsjurisprudentie.
- Wwft
- Uitvoeringsbesluit Wwft 2018
- Indicatorenlijst
- Uitvoeringsregeling Wwft
- Besluit bestuurlijke boetes financiële sector
- Vierde Europese anti-witwasrichtlijn (EU 2015/849)
- Algemene leidraad Wwft en SW (Ministerie van Financiën, januari 2014)
- Prominente publieke functies (Uitwerking van artikel 2 van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2019)
- Witwasindicatoren (Anti Money Laundering Centre)
Bronnen:
D.S. Kolkman CFE, mr. dr. B. Snijder-Kuipers en mr. A.T.A. Tilleman
https://www.fiu-nederland.nl/nl/wetgeving/leidraden-Wwft
https://www.bureauft.nl/Wwft/
Verschenen en besproken in het artikel Het nieuwe 10-stappenplan, TOP | Tijdschrift voor de Ondernemingsrechtpraktijk nr. 8, 2018 – SDU
Het artikel kun je teruglezen via de link https://bit.ly/3eTrcel.
Links:
