In het complexe landschap van financiële reguleringen in Nederland staat de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) centraal in de bescherming van ons financiële systeem. Als onderdeel van jouw organisatie, groot of klein, speel je een cruciale rol in door middel van het opbouwen van effectieve Wwft-compliance dossiers. Dit is geen eenvoudige checklist; het is een dynamisch proces dat voortdurende aandacht en aanpassing vereist. Met dit artikel helpen we je dit proces te begrijpen, zodat je ervoor kunt zorgen dat elk onderdeel specifiek is afgestemd op de behoeften en risico’s van jouw organisatie.
1. Identificeren en verifiëren
Het starten van een Wwft compliant dossier begint met de identificatie en verificatie van de klant. Dit houdt in dat de klant zich heeft voorgesteld en benodigde gegevens heeft getoond.
Identificatie: natuurlijk persoon
Een Wwft-compliant dossier begint met een grondige identificatie van de klant. Dit omvat het verkrijgen van relevante informatie zoals:
- naam
- adres
- geboortedatum
- nationaliteit
- identificatienummer (paspoortnummer of burgerservicenummer)
Noteer deze gegevens in je dossier
Verificatie: natuurlijk persoon
Vervolgens is het essentieel om de verstrekte informatie te verifiëren om de identiteit van de klant te bevestigen. Dit kan worden gedaan door verschillende documenten te controleren, afhankelijk van de aard van de zakelijke relatie en het risiconiveau van de klant. Typische documenten die kunnen worden gebruikt voor verificatie zijn:
- paspoorten
- rijbewijzen
- identiteitskaarten
- recente nutsrekeningen.
Het doel is de echtheid van deze documenten te controleren om identiteitsfraude te voorkomen en om een hoog niveau van zekerheid te bereiken dat de persoon die beweert de klant te zijn, daadwerkelijk de persoon is die zij zeggen te zijn.
Verificatie rechtspersoon
Om een rechtspersoon te verifiëren kan gebruik worden gemaakt van een KVK-uittreksel. Hiermee kun je vaststellen dat je te maken hebt met een daadwerkelijk bestaand bedrijf.
Verzamel voor je dossier:
- uittreksels KvK-register (of een document uit Chamber of Commerce, in geval van buitenlandse rechtspersonen).
Fysiek of op afstand?
Wanneer je je nieuwe klant fysiek ontmoet, kun je gemakkelijk om identificatie documenten vragen en hier kopieën van maken.
Het kan gebeuren dat de ontmoeting niet fysiek is, maar digitaal. In dit geval dienen er extra handelingen te worden verricht om legitimatiedocumenten te controleren op echtheid. In dit geval kunt u:
- vragen om een kopie van het legitimatiebewijs per mail
- plan een video call in met de klant. Op deze manier kun je meteen zien of je te maken hebt met een daadwerkelijk levend persoon.
- maak tijdens de videocall een screenshot van de klant, waarbij zowel de klant, als het legitimatiebewijs en de gegevens erop duidelijk in beeld zijn.
Verzamel voor je dossier
Fysiek:
- Kopie legitimatiebewijs die je zelf hebt gemaakt.
Digitaal
- Kopie legitimatie doorgestuurd door de klant.
- Screenshot met daarop klant en duidelijk zichtbaar legitimatiebewijs.
Let op!
Accepteer geen kopieën van identificatie documenten. Maak altijd zelf een kopie voor je dossier.
Ultimate Beneficial Owner (UBO)
Wanneer je te maken hebt met een zakelijke klant, dien je de UBO vast te stellen. De UBO is uiteindelijk belanghebbende in de organisatie (Ultimate Beneficial Owner). Een UBO is te herkennen aan de volgende kenmerken:
- Een persoon met meer dan 25% aandelen;
- Een persoon met meer dan 25% zeggenschap;
- De UBO is altijd een natuurlijk persoon.
Het vinden van de UBO is ook afhankelijk van de rechtsvorm van de organisatie:
- Eenmanszaak: De eigenaar is de UBO.
- Vennootschap onder Firma (VoF): Alle vennoten zijn de UBO.
- Maatschap: Alle maten zijn de UBO.
- BV en NV: niet mogelijk via database, dus alternatieve methode bijv UBO-verklaring
UBO-verklaring
Een UBO-verklaring bevat persoonlijke gegevens van UBO van een organisatie, zoals naam, geboortedatum, nationaliteit, woonadres en de aard en omvang van het belang dat zij hebben in de onderneming. Het proces van UBO-verificatie vereist dat organisaties hun uiteindelijk belanghebbenden vaststellen en verifiëren. Kort hiervoor moest de UBO ook worden geregistreerd in het UBO-register.
UBO-register
De situatie omtrent het UBO-register is momenteel wat ingewikkelder. Het UBO-register was opgesteld om UBO-registraties inzichtelijk te maken, maar is sinds 22 november 2022 om privacy redenen niet meer openbaar. Ook is het niet meer mogelijk om een KVK-uittreksel UBO-register aan te vragen.
Verzamel voor je dossier
- Uittreksel UBO-register
- Uitdraai KVK concernrelaties
- Uittreksel KVK-register
- Ingevulde UBO-verklaring
2. Risico-onderzoek
Het doen van risico-onderzoek helpt je bij het beoordelen van je potentiële nieuwe klant. Op basis hiervan kun je bepalen of je de zakelijke relatie aan wilt gaan. Het doel is meer te leren over de klant en om na te gaan of er mogelijk betrokkenheid is bij witwassen. Hiervoor controleer je de volgende zaken:
- Politieke prominente status (PEP);
- Vermeldingen op sanctielijsten;
- Overige risico’s.
PEP
Een PEP, ook wel Politically Exposed Person of Politiek Prominente Persoon, brengt door zijn functie veel risico’s met zich mee. Mensen in dit soort functies kunnen gevoelig zijn voor omkoping en hierdoor verbanden hebben met witwassen. Daarom is het belangrijk goed onderzoek te doen bij elke klant, gezien er geen centraal punt is waarin alle PEP’s worden opgenomen.
Verzamel voor je dossier
5 screenshots van zoekmachines
Sanctie check
Met deze check leef je de Sanctiewet na, waarin staat dat je geen zaken mag doen met bedrijven of personen die sancties opgelegd hebben gekregen. Ook deze data is niet centraal beschikbaar, dus vereist handmatig onderzoek door middel van bijvoorbeeld Google.
Verzamel voor je dossier
- 5 screenshots van zoekmachines
Adverse media check
Een adverse media screening houdt in dat er wordt nagegaan of een persoon in kwestie voorkomt in combinatie met negatief nieuws, bijvoorbeeld in combinatie met fraude of witwaspraktijken.
Verzamel voor je dossier
- 5 screenshots van zoekmachines
Overige risico’s
Door het checken van de PEP-status, Sanctielijsten en Adverse media krijg je al een goed beeld van de mogelijke risico’s rond een potentiële klant. Om dit beeld compleet te maken, ben je wettelijk verplicht de volgende risicofactoren na te lopen:
- Cliëntgebonden risico’s;
- Product/dienst gebonden risico’s;
- Geografisch risico’s
Hierbij mag je zelf bepalen welke risicofactoren van toepassing zijn bij het toetsen van je klant, dit dient afgestemd te zijn op risico’s die bij jou en je bedrijf horen. Voor het in kaart brengen van deze risico’s adviseren wij om een risicomatrix te maken, zoals hieronder.
Verzamel voor je dossier
- Ingevuld risicomatrix
Risicoclassificatie
Na dit grondige onderzoek naar de risico’s, is het tijd voor risicoclassificatie. In de Wwft hanteren we de volgende vier niveaus:
- Laag
- Normaal
- Hoog
- Onacceptabel
Kies voor het niveau dat van toepassing is en label het dossier hiermee.
Besluit
Op basis van het cliëntenonderzoek dien je een beslissing te nemen. Je legt hierin vast of je de zakenrelatie aangaat. Zijn er hoogrisico aspecten waar je rekening mee dient te houden, dan verwerk je deze in je besluit. Met andere woorden: Ondanks risico’s op het gebied van “voorbeeld”, gaan we de zakenrelatie toch aan.
In het besluit verwerk je ook een onderbouwing voor het monitoren en eventueel handelen om ervoor te zorgen dat het risico niet voorkomt of, wanneer het risico wel voorkomt, om het spoedig te constateren.
Verzamel voor je dossier
- Jouw besluit om de zakenrelatie aan te gaan of af te wijzen
- De risicoclassificatie
- De onderbouwing voor je besluit
- Eventueel handelen om het risico te mitigeren
3. Je dossier is nu compleet!
Alle stappen zijn gevolgd en je dossier is compleet. Bewaar dit voor 5 jaar na beëindiging van de zakenrelatie. Mocht er ooit een toezichthouder langskomen, dan kan het namelijk nog worden opgevraagd als onderdeel van het onderzoek.
