Wanneer een klant een hoger risico met zich meebrengt, is het noodzakelijk om een verscherpt cliëntenonderzoek toe te passen. Dit houdt in dat er extra maatregelen worden genomen om de risico’s te mitigeren. Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) zijn er specifieke situaties waarin een verscherpt cliëntenonderzoek verplicht is. Daarnaast stelt een organisatie het risiconiveau vast aan de hand van diverse risicofactoren. Een samenloop van verschillende risico’s kan eveneens leiden tot een hoog risicoprofiel, wat de noodzaak voor een verscherpt onderzoek verhoogt.
In dit artikel zullen we dieper ingaan op de criteria die een verscherpt cliëntenonderzoek noodzakelijk maken, en hoe deze maatregelen in de praktijk worden gebracht. We bespreken ook de impact van dergelijke onderzoeken op zowel de bedrijfsvoering als de klantrelatie. Zo krijg je een helder beeld van de implicaties en verantwoordelijkheden die bij een verscherpt cliëntenonderzoek komen kijken.
Verplichte hoog risicofactoren
Bepaalde situaties vereisen automatisch een verscherpt cliëntenonderzoek. De belangrijkste hoogrisicofactoren die hieraan ten grondslag liggen, zijn onder meer:
- Politiek Prominente Personen (PEP): Cliënten die actieve of voormalige politieke functies bekleden, kunnen onderhevig zijn aan strengere controle vanwege mogelijke betrokkenheid bij corruptie.
- Complexe en Ongebruikelijke Transacties: Transacties die uitzonderlijk groot of complex zijn, of die een ongebruikelijk patroon volgen zonder een duidelijke economische of wettelijke rechtvaardiging, vragen om extra toezicht.
- Verbindingen met Hoogrisicolanden: Cliënten die zakelijke of persoonlijke banden hebben met landen die bekend staan om hun hoge risico op financiële criminaliteit, verdienen nauwgezette aandacht.
Risicobeleid
In het risicobeleid van een organisatie wordt beschreven hoe klanten worden getoetst op bovengenoemde risicofactoren en welke additionele risico’s in acht genomen worden. Indien specifieke situaties een verhoogd risico vormen, wordt dit expliciet in het beleid opgenomen. Het beleid dient ook te specificeren in hoeverre een combinatie van risicofactoren kan leiden tot een intensivering van het onderzoek.
Onderbuikgevoel
Het is toegestaan om een verscherpt cliëntenonderzoek in te stellen op basis van vermoedens die voortkomen uit intuïtie of ‘onderbuikgevoel’. Hoewel deze subjectieve indicator minder tastbaar is, kan het een geldige reden zijn om extra voorzichtigheid te betrachten.
Te nemen maatregelen voor verscherpt clientenonderzoek
De Wwft schetst verschillende maatregelen die genomen kunnen worden voor een verscherpt cliëntenonderzoek. Deze maatregelen zijn essentieel om risico’s adequaat te beheren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Hieronder volgt een opsomming van enkele specifieke acties die ondernomen kunnen worden:
- Opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor de rechtspersoon, om integriteit te waarborgen;
- Controleren op de aanwezigheid van gedragscodes en klokkenluidersregelingen, die bijdragen aan een transparante en verantwoordelijke bedrijfscultuur;
- Uitvoeren van diepgaand onderzoek naar de bevoegdheden en functies van directieleden en gevolmachtigden. Dit helpt bij het identificeren van potentiële functiescheiding en belangenverstrengeling;
- Onderzoeken van de afnemers van de cliënt en/of tussenpersonen om indirecte risico’s te beoordelen;
- Inspecteren op interne frauderisico’s en de aanwezigheid van fraudepreventiemaatregelen;
- Onderzoeken van de herkomst en bestemming van gelden en vermogen, inclusief het opvragen van bankafschriften, om financiële stromen in kaart te brengen;
- Evalueren van gegevens met betrekking tot interne procedures en beheersmaatregelen, en de naleving hiervan.
Hoewel deze maatregelen nuttig zijn, moeten ze passend worden toegepast op basis van de specifieke risico’s van elke situatie. Het is daarom aan te raden om een risicogebaseerde benadering te hanteren bij het selecteren van de juiste maatregelen om een grondig inzicht in potentiële risico’s te verkrijgen.
Klantacceptatie
Klantacceptatie is een cruciaal proces voor bedrijven. Bij dit proces wordt beoordeeld of een potentiële zakenrelatie aanvaardbaar is op basis van risicoanalyses en aanvullende maatregelen. Besluit je de zakenrelatie aan te gaan, dan moet dit zorgvuldig worden gedocumenteerd. Dit documentatieproces is essentieel om aan te tonen dat jouw bedrijf voldoet aan de wettelijke vereisten.
Indien je besluit om de zakenrelatie niet aan te gaan vanwege te hoge risico’s, is het mogelijk dat je verplicht bent deze beslissing te melden bij de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIU). Deze melding speelt een belangrijke rol in de nationale en internationale inspanningen om financiële misdrijven te bestrijden.
Wanneer de beslissing valt om toch een zakenrelatie aan te gaan, zelfs bij een hoger risico, verhoogt dit de verantwoordelijkheden onder de Wwft. Je bent dan verplicht om de monitoring van de zakenrelatie intensiever en frequenter uit te voeren. Hoewel een hoog risico niet direct betekent dat je de relatie moet vermijden, impliceert het wel dat er meer inspanningen vereist zijn om aan de nalevingsverplichtingen te voldoen. Dit kan betekenen dat er extra maatregelen genomen moeten worden om de risico’s te mitigeren, zoals het doorvoeren van striktere controleprocedures en het regelmatig herbeoordelen van de zakenrelatie.
Het zorgvuldig beheren van klantacceptatie is dus niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een essentiële stap om de integriteit van je onderneming te waarborgen.
Gratis Wwft whitepaper
In dit artikel konden we niet alle informatie kwijt met betrekking tot de naleving van de Wwft. In deze whitepaper gaan we inhoudelijk in op alle aspecten van de Wwft.