Hoe identificeer je klanten voor de Wwft?
Om aan de Wwft te voldoen, moeten instellingen een klantonderzoek uitvoeren. Dit omvat het controleren van de identiteit van de klant met behulp van betrouwbare, onafhankelijke bronnen, zoals een paspoort of rijbewijs. De identiteit moet worden vastgesteld voordat een zakelijke relatie wordt aangegaan of voordat transacties worden uitgevoerd.
Waarom moet je klanten soms opnieuw identificeren?
Binnen de context van de Wwft in Nederland is het soms nodig om klanten opnieuw te identificeren. Dit is om verschillende redenen belangrijk:
- Verandering in klantgegevens
- Verhoogd risico
- Wettelijke vereisten
- Verouderde informatie
- Naleving van intern beleid
Het opnieuw identificeren van klanten is een belangrijk onderdeel van het risicobeheerproces onder de Wwft. Het helpt financiële instellingen en andere betrokken organisaties om de actualiteit van hun klantenbestand te waarborgen.
Is identificeren verplicht voor de Wwft?
De Wwft is verplicht voor instellingen, zoals banken, accountants, notarissen, en andere financiële instellingen. Deze entiteiten zijn verplicht om hun klanten te identificeren en ongebruikelijke transacties te melden. Deze entiteiten moeten passende maatregelen nemen om risico’s op witwassen en terrorismefinanciering te identificeren, beoordelen en beheersen.
Wat gebeurt er als je je niet kan identificeren?
Indien een klant zich niet kan of wil identificeren, mogen financiële instellingen en andere aangewezen beroepen geen zakelijke relatie aangaan of transactie uitvoeren. Het niet naleven van de identificatievereisten kan leiden tot het beëindigen van de zakelijke relatie.
Wat is verificatie in de Wwft?
Bij verificatie bevestig je dat de verstrekte informatie juist is door deze te vergelijken met officiële documenten, zoals een paspoort of rijbewijs.
Welke documenten gelden als verificatiemiddelen?
Voor de verificatie van de identiteit van klanten onder de Wwft in Nederland, worden bepaalde documenten als geldige verificatiemiddelen beschouwd. Deze omvatten:
- Geldig paspoort
- Identiteitskaart
- Rijbewijs
- Uittreksel van de kamer van koophandel
- Documenten voor het verifiëren van adres
- Overige officiële documenten
Het is belangrijk op te merken dat de specifieke vereisten voor identiteitsverificatie kunnen variëren afhankelijk van de aard van de klant (individu of entiteit), het type transactie en het gepercipieerde risico. Financiële instellingen en andere onder de Wwft vallende organisaties moeten een risicogebaseerde benadering hanteren bij het bepalen van de noodzakelijke documentatie voor identiteitsverificatie.
Wat zijn de voorwaarden voor verificatie?
De voorwaarden voor identiteitsverificatie onder de Wwft zijn gericht op het waarborgen van de integriteit van financiële transacties en het voorkomen van financiële misdrijven. Deze voorwaarden omvatten:
- Adequate documentatie
- Risicogebaseerde benadering
- Voortdurende monitoring
- Naleving van wettelijke eisen
- Bewaarplicht
- Training en bewustwording
Het is belangrijk voor instellingen die onder de Wwft vallen om deze voorwaarden strikt na te leven om te voldoen aan wettelijke vereisten en om bij te dragen aan de preventie van witwassen en terrorismefinanciering.
Wat gebeurt er als je niet kan verifiëren?
Als een instelling onder de Wwft niet in staat is om de identiteit van een klant te verifiëren, moeten er specifieke stappen worden ondernomen. Dit is in overeenstemming met de vereisten van de Wwft en de risicogebaseerde benadering die deze wet vereist:
- Weigeren of beëindigen van de zakelijke relatie
- Melden van ongebruikelijke transacties
- Documentatie en administratie
- Risicobeoordeling en -management
- Interne procedures en training
De Wwft stelt duidelijke richtlijnen voor hoe te handelen in situaties waarin klantverificatie niet mogelijk is. Deze maatregelen zijn ontworpen om de integriteit van het financiële systeem te beschermen en het risico van betrokkenheid bij illegale activiteiten te minimaliseren.
Wat is de UBO?
UBO staat voor “Ultimate Beneficial Owner” (Uiteindelijk Belanghebbende). Dit verwijst naar de persoon of personen die uiteindelijk eigenaar zijn van of controle hebben over een bedrijf of entiteit. Volgens de Wwft moeten instellingen de identiteit van de UBO’s van hun cliënten vaststellen en verifiëren om het risico op witwassen en terrorismefinanciering te verminderen. De identificatie van een UBO omvat het volgende:
- Vaststellen van de eigendomsstructuur
- Verificatie van de UBO
- Risicobeoordeling
Wanneer moet je de UBO vaststellen?
Het vaststellen van de UBO moet in de volgende situaties plaatsvinden:
- Bij het aangaan van een zakelijke relatie
- Bij het uitvoeren van occasionele transacties
- Als er wijzigingen zijn
- Bij verhoogd risico
- Periodieke herziening
Het identificeren en verifiëren van UBO’s is essentieel om de bronnen van fondsen te begrijpen en om te voorkomen dat financiële instellingen onbewust betrokken raken bij witwaspraktijken of de financiering van terrorisme. Het zorgt ook voor transparantie in zakelijke relaties en financiële transacties.
Hoe herken je de UBO?
De UBO is de persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een bedrijf of entiteit. Om een UBO te herkennen, kijk je naar individuen met meer dan 25% van de eigendomsrechten of stemrechten in een bedrijf, of die op andere wijze controle uitoefenen. Dit kan direct of indirect zijn, via eigendomsbelangen, stemrechten, of andere middelen zoals familiebanden of contractuele overeenkomsten. Voor trusts en soortgelijke juridische entiteiten omvat het de oprichters, trustees, degenen die zeggenschap hebben over de trust, en de begunstigden. Het identificeren van UBO’s vereist grondig onderzoek en verificatie van identiteits- en eigendomsdocumenten.
Wat gebeurt er als de UBO niet vast te stellen is?
Als een UBO (Ultimate Beneficial Owner) niet vastgesteld kan worden, kan men een pseudo-UBO aanwijzen. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan verplicht de Wwft de organisatie om de zakelijke relatie te weigeren. Hierna dient de organisatie te documenteren waarom de UBO niet vastgesteld kon worden en kan het verplicht zijn dit te melden bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland). In extreme gevallen kan het onvermogen om een UBO te identificeren resulteren in het weigeren of beëindigen van de zakelijke relatie om het risico op witwaspraktijken en terrorismefinanciering te verminderen.
Moet ik de identiteit van de UBO ook verifiëren?
Ja, onder de Wwft is het verplicht om niet alleen de identiteit van de UBO vast te stellen, maar ook te verifiëren. Dit betekent dat de informatie over de UBO gecontroleerd moet worden met behulp van betrouwbare en onafhankelijke bronnen, zoals officiële documenten.
De verificatie dient om te bevestigen dat de persoon daadwerkelijk de UBO is. Deze stap is belangrijk om te waarborgen dat financiële instellingen en andere betrokken organisaties niet onbewust bijdragen aan witwaspraktijken of financiering van terrorisme.
Hoe breng je Wwft risico’s in kaart?
Het in kaart brengen van Wwft risico’s is een essentieel onderdeel van de naleving van deze wet in Nederland. Hier zijn enkele stappen die organisaties kunnen nemen om deze risico’s effectief te identificeren en te beheersen:
- Risicobeoordeling
- Cliëntenonderzoek
- Monitoring van transacties
- Rapportage van ongebruikelijke transacties
- Interne controles en procedures
- Recordkeeping
- Onafhankelijke audit en evaluatie
- Risicogebaseerde benadering
Door deze stappen te volgen, kunnen organisaties de Wwft-risico’s effectief in kaart brengen en beheersen, waardoor ze voldoen aan de wettelijke vereisten en bijdragen aan de preventie van financiële misdrijven.
Wat zijn geografische risico’s in de Wwft?
Geografische risico’s in het kader van de Wwft verwijzen naar risico’s die samenhangen met de specifieke locatie of het land van een klant, zakenpartner of transacties. Dit omvat landen met zwakke anti-witwas (AML) en terrorismefinanciering (CTF) regelgeving, hoge niveaus van corruptie, of die bekend staan om financiële criminaliteit. Transacties uit of naar deze risicovolle geografische gebieden vereisen verhoogde waakzaamheid en strengere due diligence procedures. De identificatie van deze risico’s helpt bij het implementeren van passende maatregelen om witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen.
Wat zijn persoonsgebonden risico’s in de Wwft?
Persoonsgebonden risico’s in de context van de Wwft verwijzen naar de risico’s geassocieerd met specifieke individuen als klanten. Deze risico’s kunnen voortkomen uit de beroepsmatige achtergrond van een persoon, politieke blootstelling (zoals Politiek Prominente Personen of PEP’s), hun geografische locatie, of hun betrokkenheid bij sectoren die vatbaar zijn voor witwassen. Dergelijke risico’s vereisen verhoogde waakzaamheid en strengere due diligence procedures, zoals diepgaander onderzoek naar de bron van fondsen en voortdurende monitoring van hun transacties, om te voorkomen dat de financiële instelling ongewild betrokken raakt bij witwasactiviteiten of terrorismefinanciering.
Wat zijn product of dienst gebonden risico’s in de Wwft?
Product- of dienstgebonden risico’s in de context van de Wwft verwijzen naar de specifieke risico’s die verbonden zijn aan bepaalde financiële producten of diensten. Dit kan variëren afhankelijk van de aard en kenmerken van het product of de dienst. Bijvoorbeeld, producten die anonieme transacties mogelijk maken of complexe structuren hebben, dragen hogere risico’s van misbruik voor witwassen of terrorismefinanciering. Het identificeren en beoordelen van deze risico’s is essentieel voor financiële instellingen om effectieve controles en monitoringprocessen te implementeren, in overeenstemming met de vereisten van de Wwft.
Waarom is het belangrijk om sanctielijsten te checken?
Het naleven van de sanctiewet omvat het regelmatig controleren van klantgegevens tegen de sanctielijsten, het rapporteren van eventuele overeenkomsten aan de relevante autoriteiten, en het voorkomen van transacties met of het verstrekken van financiële diensten aan degenen op de lijst.
Wat is een PEP by affiliation?
Een PEP (Politically Exposed Person) by affiliation verwijst naar individuen die nauwe zakelijke of persoonlijke relaties hebben met een politiek prominent persoon. Dit kan familieleden omvatten, zoals echtgenoten, kinderen, en ouders, maar ook nauwe medewerkers en zakenpartners. Hoewel deze personen zelf misschien geen politieke functie bekleden, brengt hun nauwe connectie met een PEP een verhoogd risico met zich mee op witwassen van geld en corruptie. Financiële instellingen en organisaties die onder de Wwft vallen, zijn verplicht om deze relaties te identificeren en een passende risicobeoordeling en monitoring toe te passen bij het omgaan met PEP’s by affiliation.
Wat is een PEP verklaring?
Instellingen moeten passende maatregelen nemen om te bepalen of een klant een PEP is, wat onder meer kan inhouden het verzamelen van een PEP-verklaring. Deze verplichting geldt ook voor familieleden en naaste medewerkers van PEP’s.
Wat zijn de Wwft hoog risico landen?
Een land wordt als risicoland beschouwd wanneer het zwakke of inefficiënte regels heeft voor het voorkomen van financiële misdrijven, een hoge mate van corruptie, of beperkte transparantie in financiële transacties.
Wat is een Wwft-risicomatrix?
Een Wwft-risicomatrix is een hulpmiddel dat door organisaties wordt gebruikt om de risico’s op witwassen van geld en financiering van terrorisme te beoordelen en te beheren. Deze matrix helpt bij het systematisch identificeren en evalueren van risico’s gebaseerd op verschillende criteria, zoals klanttype, product- of dienstkenmerken, geografische locatie, en transactiekenmerken. Door elke risicofactor te scoren en te categoriseren, kunnen organisaties prioriteit geven aan gebieden met hogere risico’s en passende maatregelen implementeren. Dit bevordert naleving van de Wwft en helpt bij het richten van middelen op de meest risicovolle gebieden.
Wat is de SIRA?
De SIRA is een proces waarbij een organisatie haar kwetsbaarheden voor integriteitsrisico’s systematisch identificeert, beoordeelt en beheert. Dit proces omvat het analyseren van klantgegevens, transactiepatronen, producten en diensten van de organisatie, en de geografische locaties waarin een organisatie opereert.
Is SIRA verplicht?
Organisaties die onder de Wwft vallen, zoals financiële instellingen, accountants, belastingadviseurs, advocaten en notarissen, zijn verplicht om een SIRA uit te voeren. Deze verplichting zorgt ervoor dat deze entiteiten proactief risico’s identificeren en maatregelen implementeren om deze te mitigeren.