Wwft cliënt identificatie: mag je deze op afstand uitvoeren?

Videobellen via Skype, Zoom, Facetime of Teams is tegenwoordig een veelgebruikt alternatief om kennis te maken met cliënten. Face-to-face gesprekken zijn zeldzaam geworden. Online-identificatie is dan ook minder tijdrovend en gemakkelijker te plannen voor zowel de cliënt als voor jezelf. Maar wat zijn de officiële regels als het gaat om cliëntidentificatie oftewel ‘remote customer identification’? En mag je deze compleet digitaal en op afstand uitvoeren?

Wat is remote customer identification?

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) heeft een aantal belangrijke verplichtingen, waaronder het cliëntenonderzoek. Dit houdt in dat je de identiteit van cliënten moet vaststellen en verifiëren.

Sinds corona wordt deze stap veel vaker op afstand uitgevoerd. Remote customer identification, zoals het ook wel wordt genoemd, verwijst naar het proces waarbij de identificatie van een cliënt wordt uitgevoerd zonder dat er fysiek persoonlijk contact plaatsvindt. Deze methode om de identiteit vast te stellen, biedt de mogelijkheid om op afstand cliënten te identificeren en verifiëren, terwijl je nog steeds voldoet aan de wettelijke eisen op het gebied van klantidentificatie.

Aanvullende controles voor een waterdichte cliëntidentificatie

We weten nu dat je de identiteit van je cliënt altijd moet vaststellen en verifiëren én we weten dat dit dus op afstand mag. Al is dit voor de Wwft niet altijd wenselijk. Als identificatie in eigen persoon namelijk niet mogelijk is, neemt de kans op witwassen of terrorismefinanciering toe.  Uiteraard kan je naast de basisstappen voor identificatie en verificatie, aanvullende controles uitvoeren om de identiteit van een cliënt vast te stellen. Welke dat zijn, zetten we voor je op een rijtje:

• Gewaarmerkte documenten: een kopie van een paspoort of identiteitsbewijs is tegenwoordig niet meer voldoende. Dit moet een gewaarmerkt document zijn. Dat betekent dat het gaat om een kopie van het originele paspoort of ID-kaart, die is voorzien van een officiële stempel of handtekening van een notaris. Afhankelijk vanhet rechtsgebied kan dit ook een advocaat of ambtenaar zijn. Hiermee bevestig je de echtheid van het document en mag dit kopietje gebruikt worden als geldig identificatiedocument.

Let op: Mocht jouw cliënt in het buitenland zijn, en jij hebt een gewaarmerkte kopie nodig, dan is het belangrijk dat je samen met je cliënt op zoek gaat naar een bevoegde autoriteit voor het verkrijgen van een gewaarmerkte kopie.

• Overboeken klein bedrag: door jouw cliënt een kleine transactie te laten doen, wordt al snel duidelijk of het om de juiste persoon gaat. Je controleert heel gemakkelijk de identiteit door deze te checken met het IBAN-nummer en de daarbij horende naam oftewel de IBAN-Naam Check. Komt dit overeen? Dan is de extra controle geslaagd. In de bankensector wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van iDIN. Dit is een veilige manier voor cliënten om zich online te identificeren.
• NFC en gezichtsherkenning: ook zijn er autoriteiten die gebruik maken van NearFeald Communication (NFC). Hiermee wisselt de cliënt gemakkelijk en snel contactloos gegevens uit. De NFC is een chip in de smartphone of iPhone die ook een paspoort kan scannen. In combinatie met gezichtsherkenning, wordt je cliënt geïdentificeerd.

Is de identificatie en verificatie al eens eerder uitgevoerd door een Wwft-plichtige instantie? Dan mag je ervan uitgaan dat dit klopt. Wel blijf je altijd zelf verantwoordelijk, dus neem even de tijd om een van bovenstaande aanvullende controles uit te voeren. Liever een keer te veel controleren, dan te weinig.

Waar moet een ongebruikelijke transactie gemeld worden?

In Nederland moeten ongebruikelijke transacties worden gemeld bij de Financiële inlichtingen eenheid (FIU-Nederland). De FIU is een onafhankelijke overheidsorganisatie die is belast met het ontvangen, analyseren en verspreiden van informatie over ongebruikelijke transacties en verdachte activiteiten. Ze spelen een cruciale rol bij het tegengaan van witwassen en financiering van terrorisme.

Professionals die verplicht zijn om ongebruikelijke transacties te melden onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) kunnen dit doen via het meldsysteem van de FIU. Dit systeem is beveiligd en biedt professionals de mogelijkheid om de nodige informatie over de transactie en de betrokken personen te verstrekken.

Nadat een melding is gemaakt, beoordeelt de FIU de informatie. Als zij vermoeden dat er sprake is van witwassen of financiering van terrorisme, kan de informatie worden doorgestuurd naar de politie of andere opsporingsinstanties voor verder onderzoek.

Het is belangrijk om te benadrukken dat het melden van een ongebruikelijke transactie aan de FIU een wettelijke verplichting is voor professionals die onder de Wwft vallen. Het niet naleven van deze meldplicht kan leiden tot strafrechtelijke vervolging.