Bij het waarborgen van de kwaliteit en integriteit voor administratiekantoren spelen toezichthouders een onmisbare rol. De BFT is transparant over de waarschuwingen en boetes die zijn uitgedeeld aan administratiekantoren. Door deze waarschuwingen en boetes te onderzoeken, kunnen we lering trekken uit de focuspunten van de BFT.
Dit artikel neemt je mee achter de schermen van een toezichtbezoek, zodat jouw administratiekantoren hier altijd op voorbereid zijn. Het geeft inzicht in de methoden en processen die de toezichthouder gebruikt om naleving te controleren en bevordert daarmee een beter begrip van de verwachtingen.
De risicogerichte aanpak van het BFT
Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) hanteert bij de uitvoering van het Wwft-toezicht een risicogebaseerde en risicogerichte aanpak. Dit betekent dat het BFT haar toezicht zoveel mogelijk richt op de risico’s waar de niet-naleving van wetgeving het grootst is. Door deze aanpak kan het BFT effectiever opereren, de meest risicovolle gebieden identificeren en zich richten op sectoren waar de kans op overtredingen significant hoger is.
Met deze methode streeft het BFT ernaar om een preventieve impact te hebben op de sector, waardoor administratiekantoren worden aangemoedigd om hun interne controles en compliance processen voortdurend te evalueren en te verbeteren. Deze proactieve benadering helpt om de integriteit van het financiële stelsel te waarborgen en biedt tegelijkertijd transparantie in de handhaving van de wet.
Hiervoor hanteren zij een aanpak die uit verschillende aspecten bestaat:
- Het formuleren van een Wwft-beleid met procedures;
- Melden van ongebruikelijke transacties;
- Voldoen aan de opleidingsverplichting.
Waar zijn administratiekantoren de mist in gegaan met betrekking tot Wwft-naleving?
In de afgelopen zes maanden zijn er door de BFT verschillende waarschuwingen en boetes uitgedeeld. Een analyse van deze gevallen toont aan dat een groot aantal overtredingen voortkomt uit onvoldoende interne controles en een gebrek aan adequate training van personeel. Daarnaast is er vaak sprake van een gebrek aan regelmatige evaluatie van de bestaande beleidsmaatregelen, wat essentieel is voor een effectieve naleving.
Opstellen Wwft-kantoorprocedures
Uit onderzoeken is gebleken dat veel administratiekantoren geen gestructureerd beleid hebben voor de Wwft. Dit leidt tot inconsistenties bij het verrichten van cliëntenonderzoeken. Om deze reden is het van cruciaal belang dat administratiekantoren hun procedures niet alleen herzien maar ook versterken. Belangrijke stappen die hierbij moeten worden meegenomen zijn:
- Hoe worden klanten systematisch geïdentificeerd en geverifieerd?
- Welke Wwft-risico’s worden specifiek geïdentificeerd en op welke wijze worden deze effectief beheerd?
- Hoe wordt er omgegaan met gevallen die een hoog risico vormen?
Het is essentieel dat alle medewerkers betrokken zijn bij de naleving van deze procedures en dat zij regelmatig getraind worden om hun kennis up-to-date te houden. Verder moeten administratiekantoren zorgen voor een transparante en gedocumenteerde aanpak, die regelmatig wordt bijgewerkt op basis van nieuwe ontwikkelingen of wijzigingen in de regelgeving.
Risicobeleid en -management opstellen
Een sterk risicobeleid vormt de ruggengraat van een effectief compliance-programma. Dit beleid moet duidelijk omschrijven welke risico’s worden geaccepteerd, hoe deze beheerst worden, en welke stappen ondernomen worden bij het identificeren van verhoogde risico’s. Het is essentieel dat dit beleid regelmatig wordt herzien en aangepast aan nieuwe bedreigingen en veranderende regelgeving, om zo de relevantie en effectiviteit te waarborgen.
Monitoring en meldplicht
Effectieve monitoring en naleving van de meldplicht zijn cruciaal voor het handhaven van de integriteit binnen de financiële sector. Administratiekantoren moeten actief toezicht houden op alle transacties en verdachte activiteiten onmiddellijk melden bij FIU-Nederland. Het falen in deze plicht kan leiden tot aanzienlijke boetes en reputatieschade. Daarnaast is het belangrijk dat alle medewerkers getraind zijn in het herkennen van signalen die kunnen wijzen op financiële misdrijven, om zo een effectieve eerste verdedigingslinie op te bouwen.
Algehele naleving Wwft voor administratiekantoren
Voor verdere ondersteuning en begeleiding bij de naleving van de Wwft kunnen administratiekantoren onze gedetailleerde whitepaper downloaden. Hierin worden de kernaspecten van de Wwft uitgelegd en praktische tips gegeven voor het implementeren van een effectief compliance-programma. Wij staan ook klaar om via telefoon of e-mail ondersteuning te bieden bij specifieke vragen of uitdagingen. Dit zorgt ervoor dat uw kantoor niet alleen voldoet aan de regelgeving, maar ook proactief bijdraagt aan de preventie van financiële criminaliteit.
Door deze uitgebreide benadering te volgen, kunnen administratiekantoren niet alleen voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook hun bedrijfsvoering verbeteren en hun reputatie in de financiële sector versterken.
