De Nederlandse Wet toezicht trustkantoren (Wtt) speelt een cruciale rol in het reguleren en monitoren van trustkantoren. Deze wet, essentieel voor het behoud van integriteit en transparantie in de trustsector, implementeert strikte regels en richtlijnen. De Wtt is specifiek ontworpen om financiële misdaden zoals witwassen en fraude tegen te gaan. Trustkantoren zijn onder deze wet verplicht om belangrijke maatregelen te nemen, waaronder grondig cliëntenonderzoek en het rapporteren van verdachte of ongebruikelijke financiële transacties. Een strikte naleving van de Wtt is van vitaal belang om de betrouwbaarheid en stabiliteit van de Nederlandse financiële sector te waarborgen.
Wanneer dient een trustkantoor een cliëntenonderzoek te verrichten?
Om de integriteit in de financiële sector te waarborgen, is het essentieel dat trustkantoren in Nederland grondig onderzoek uitvoeren in de volgende situaties:
- Bij het aangaan van een zakelijke relatie: Trustkantoren moeten de integriteit van potentiële cliënten evalueren voordat ze een zakelijke relatie aangaan.
- Tijdens het verlenen van trustdiensten: Bij het aanbieden van trustdiensten is het cruciaal dat trustkantoren blijven toetsen op integriteitsrisico’s.
- Indien er vermoedens zijn van witwasactiviteiten of terrorismefinanciering: Als er aanwijzingen zijn dat een cliënt betrokken is bij witwassen of het financieren van terrorisme, is het van belang dat het trustkantoor dit grondig onderzoekt.
- Bij twijfels over de juistheid van cliëntgegevens: Als er twijfels bestaan over de eerder verkregen informatie van een cliënt, dienen trustkantoren dit opnieuw te onderzoeken om de juistheid en volledigheid te verzekeren.
- Wanneer bestaande cliënten een verhoogd risico vormen: Als een bestaande cliënt een verhoogd risico lijkt te vormen voor witwassen of terrorismefinanciering, is het noodzakelijk dat het trustkantoor hier adequaat op reageert.
- Bij verhoogde risico’s vanuit bepaalde landen: Trustkantoren moeten extra waakzaam zijn als cliënten of doelvennootschappen gevestigd zijn in landen die bekend staan om een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering.
Deze onderzoeksmaatregelen, zoals voorgeschreven in relevante wetgeving, zijn cruciaal om de integriteit van financiële transacties te waarborgen en om te voldoen aan de strikte regelgeving omtrent de preventie van financiële misdrijven. Trustkantoren spelen hierin een sleutelrol door deze richtlijnen nauwgezet te volgen.
Verificatie van de identiteit – trustkantoren
Een belangrijk onderdeel van “weten met wie je zaken doet”, is het identificeren van de klant. Wanneer je identificatiegegevens hebt ontvangen, dien je deze informatie te verifiëren. Immers, criminelen proberen hun identiteit verborgen te houden. Door gebruik te maken van digitale identiteitsverificatiemiddelen, kun je de verificatie nog beter uitvoeren.
Bij zkr. kun je gebruikmaken van de volgende identificatiemiddelen:
- iDIN: ontvang persoonsgegevens die geverifieerd zijn door de bank;
- ID-scan: Scan persoonsdocumenten en controleer ze op echtheid en verifieer de informatie in het paspoort;
- MyQii: Ontvang persoonsgegevens en brondata via DigiD en PSD2.
De uiteindelijke belanghebbende (UBO) vaststellen – trustkantoren
De uiteindelijke belanghebbenden van een organisatie zijn de personen die het meeste baat hebben bij de zakenrelatie. Criminelen kunnen zich schuilen binnen organisaties en op deze manier criminele gelden ontvangen. Vandaar dat je energie moet stoppen in het vaststellen van de UBO. Zonder toegang tot de juiste databases, is het vinden van de UBO onbetrouwbaar. Immers, je kunt alleen de klant vragen om de UBO-informatie.
Bij zkr. ontvang je:
- Nationale en internationale UBO-informatie
- Groepsstructuur van Nederlandse bedrijven
Onze systemen, koppelingen en data zorgen ervoor dat je gemakkelijk bedrijfsinformatie ontvangt.
Integriteitsrisico’s in kaart brengen
Het onderzoek naar integriteitsrisico’s bij dienstverlening door trustkantoren is een cruciaal proces in het kader van compliance en risicobeheer binnen de financiële sector. Het trustkantoor dient in kaart te brengen wat de dienstverlening betreft en past hierbij het juiste risico-onderzoek toe.
Stel met zkr. een digitale vragenlijst op. In combinatie met data en de vragenlijst controleer je alle risicofactoren die van belang zijn voor het trustkantoor en de type klant.
Reviewen en het cliëntenonderzoek up-2-date houden – trustkantoren
De situatie van de klant kan altijd veranderen. In sommige situaties kunnen de risico’s zelfs verhogen. In deze situaties wil je hiervan op de hoogte zijn en adequate maatregelen nemen. Door periodiek te controleren of er wijzigingen zijn, kun je tijdig reageren op verhoogde risico’s.
Met zkr. ontvang je, afhankelijk van de hoogte van de risico’s, per e-mail een notificatie voor het reviewen van het klantdossier. Tevens worden je dossiers gemonitord zodat je bij wijzigingen in PEP-status of overige belangrijke zaken automatisch een melding krijgt. Hiervoor hoef je niets te doen behalve de monitorfunctie aan te zetten.
Overeenkomsten tekenen
Besluit je na het cliëntenonderzoek de klant te accepteren, dan dien je een overeenkomst af te sluiten. Papierwerk is omslachtig en foutgevoelig. Vandaar dat zkr. je de mogelijkheid biedt om overeenkomsten digitaal te tekenen. We bieden ook de mogelijkheid om een digitale handtekening te vergaren met verificatie vanuit iDIN. Hiermee kun je te allen tijde bewijzen dat de juiste persoon zijn of haar handtekening heeft gezet.
