Met zkr. naar een werkbare Wwft-compliance: hoe Tamek grip houdt op risico’s
Excel-lijsten die niemand bijwerkt, handmatige checks die vergeten worden en altijd dat knagende gevoel: doen we wel genoeg? Veel accountantskantoren worstelen met hun Wwft-verplichtingen. Niet omdat ze onwelwillend zijn, maar omdat de wet wel voorschrijft wát je moet doen, maar niet precies hóe je dat in de praktijk moet organiseren.
Ook bij Tamek, een regionaal accountantskantoor met meerdere vestigingen in midden Nederland, heerste dit knagende gevoel. “De Wwft verplicht je als poortwachter om je klanten te kennen en risico’s in te schatten. Maar hoe je dat precies doet? Dat mag je zelf invullen. Daar wordt het interessant – en ingewikkeld,” zegt Ronald Verhage, externe accountant bij Tamek.
De uitdaging van handmatige Wwft-controles
Jarenlang werkte Tamek met Excel-lijsten. Ronald blikt terug: “Voorheen werkten we met documenten die je invulde, maar die verder weinig interactie of ondersteuning boden. Er was geen automatische monitoring of herinnering, en een actueel overzicht ontbrak. Hierdoor wisten we soms niet direct of een klant op een sanctielijst stond of een nieuwe bestuurder had gekregen.” Naarmate het kantoor groeide en de wet- en regelgeving strenger werd, werd ook duidelijk dat deze werkwijze niet houdbaar was.
Compliance zonder kopzorgen
Daarom koos Tamek voor een systeem dat hen helpt Wwft-compliance georganiseerd te houden, terwijl ze zelf beslissen hoe ze risico’s inschatten en aanpakken. Ronald: “We wilden ons eigen risicobeleid kunnen voeren – welke branches als verhoogd risico, hoe vaak herbeoordelen, welke maatregelen bij twijfel – maar dan binnen een werkbaar proces.”
Zkr. bood precies wat Tamek zocht: geen dichtgetimmerd systeem, maar software die ondersteunt én flexibel is. Ronald legt uit: “Wat zkr. doet, is simpel maar krachtig. Het laat ons ons eigen beleid maken en vastleggen. Welke klanten zien wij als hoog risico? Welke stappen volgen we bij nieuwe informatie? Alles kan aangepast worden aan hoe wij willen werken.”
Eigen risicobeleid bepalen
Standaard zijn veel SBI-codes als hoog risico gemarkeerd, maar Tamek vond dit te streng. Ze pasten dit in zkr. eenvoudig aan naar wat logisch is voor hun klanten. “Dat noemen we risk appetite. Elk kantoor bepaalt zelf wat ze wel en niet accepteren, afhankelijk van hun eigen beleid. Zo blijft de menselijke beoordeling centraal staan en krijgen medewerkers begeleiding zonder dat ze vastzitten aan een strak protocol.”
En verandert het beleid? Dan kun je dit net zo snel en gemakkelijk opnieuw configureren, zonder overzicht te verliezen of eerdere beoordelingen te beïnvloeden. “Je blijft dus altijd up-to-date met veranderende wet- en regelgeving.”
Daarnaast heeft zkr. een four eyes principle ingebouwd: de persoon die een risicobeoordeling indient, is nooit dezelfde als degene die goedkeurt. “Je kunt zelfs escaleren naar de compliance-afdeling of het bestuur als dat nodig is,” vertelt Ronald. “Zo heb je de first line, second line en third line of defence direct in je systeem zitten. Dat geeft grip en zekerheid.”
Werkbare Wwft-compliance met echte impact
Met zkr. heeft Tamek nu een duidelijke manier om Wwft-verplichtingen in te vullen en te monitoren, volledig in lijn met hun eigen beleid. “We hebben rust en overzicht gecreëerd. Alles is duidelijk vastgelegd, we krijgen automatisch meldingen bij wijzigingen, en het werk voelt veel zinvoller. Mensen begrijpen nu waarom we bepaalde vragen stellen en beslissingen nemen,” zegt Ronald.
Tamek bepaalt zelf hun eigen spelregels. “Zkr. maakt het mogelijk om die te handhaven en om binnen de wet onze eigen keuzes kan maken. Alles wordt netjes vastgelegd en medewerkers krijgen de begeleiding die ze nodig hebben. Zkr. vervangt de mens niet, maar het geeft ons wel de ruimte om binnen de wet onze eigen keuzes te maken en die keuzes duidelijk te documenteren. Precies zoals het hoort.”
Wil jij ook grip en overzicht op Wwft-compliance? Boek een demo en ontdek hoe zkr. jouw kantoor ondersteunt.
