Mag ik van de toezichthouder wel zo veel automatiseren?

Wwft-compliance is een professionele verantwoordelijkheid en je wilt niet achteraf horen dat je iets hebt uitbesteed aan een systeem terwijl de wet verwachtte dat jij dat had beoordeeld. Het korte antwoord: automatisering is toegestaan, zolang jij als kantoor verantwoordelijk blijft voor de beoordeling en kunt laten zien hoe je proces werkt. Maar wat dat in de praktijk betekent, is genuanceerder dan die ene zin. 

Wat de toezichthouder beoordeelt

Het BFT en de AFM beoordelen geen tools. Ze beoordelen kantoren. Of je een Wwft-check uitvoert met Excel of met software maakt voor een toetsing op zichzelf niet uit. Wat wél uitmaakt: is het resultaat consistent, onderbouwd en herleidbaar? Kan je laten zien wat er is gedaan, door wie en op basis van welke informatie? 

Dat is precies waar handmatig werken in de praktijk stukloopt. Excel is persoonsgebonden: als de collega die de checks uitvoerde vertrekt, verdwijnt de werkwijze met hem mee. Handmatige screenings zijn foutgevoelig en moeilijk reproduceerbaar. Bij een toetsing kun je niet bewijzen dat het altijd op dezelfde manier is gedaan. Kantoren die hun processen gestructureerd hebben ingericht staan bij een toetsing sterker, niet omdat software op zichzelf indruk maakt, maar omdat het proces uitlegbaar en herleidbaar is. 

Waar de grens ligt

Automatisering mag nooit de professionele beoordeling vervangen. Neem een sanctiehit. Als zkr signaleert dat een klant op een sanctielijst staat, is dat geen afdoende conclusie. Dat is een signaal dat beoordeeld moet worden door een mens, vastgelegd met een beslissing en onderbouwing en indien nodig geëscaleerd naar de eindverantwoordelijke partner. Hetzelfde geldt voor een risicoclassificatie die het systeem voorstelt: het is een voorstel. De accountant of compliance officer weegt af en beslist. 

Automatisering neemt het repetitieve werk over. Bronnen raadplegen, sanctielijsten screenen, wijzigingen monitoren, dossiers opbouwen. Dat zijn taken waarbij een systeem sneller, consistenter en foutlozer werkt dan een mens. Wat overblijft zijn de momenten waarop het oordeel er werkelijk toe doet. En dat is precies waar jij als professional het verschil maakt. 

Hoe zkr dit borgt

Zkr is bewust zo gebouwd dat jij in control blijft. Het platform haalt data op, screent tegen sanctielijsten en PEP-lijsten, monitort dagelijks op wijzigingen en stelt risicoclassificaties voor. Maar elke beoordeling die juridisch telt, wordt door een mens vastgelegd. Wijk je af van een systeemvoorstel? Dan leg je de onderbouwing vast in het dossier. Volg je het voorstel? Dan registreert het platform dat ook. Stel je in dat een sanctiehit automatisch escaleert naar de eindverantwoordelijke partner? Dan zorgt het systeem dat die persoon op het juiste moment in beeld is, zonder dat het ergens tussen wal en schip valt. 

Elke handeling wordt automatisch opgenomen in de audittrail. Bij een toetsing open je het dossier en laat je zien wat er is gedaan, door wie en op basis waarvan. Dat is het bewijs dat de toezichthouder vraagt. Niet een beschrijving van hoe je het in theorie aanpakt, maar een volledig herleidbaar beeld van hoe je het in de praktijk hebt gedaan.