Mijn Accountant: van handmatig afvinken naar herhaalbare kwaliteit
Frank Möhlmann is mede-eigenaar van Mijn Accountant en verantwoordelijk voor automatisering en implementatie van nieuwe systemen. Toen de Wwft-eisen zwaarder werden, liep het kantoor vooral tegen één ding aan: de vastlegging. De bewerkelijkheid van de dossieropbouw. Dat moest anders, vond Frank.
Hij loste het probleem op met behulp van zkr. Hoe hij dat deed? En wat het hem nu al heeft opgeleverd? Hij vertelt er alles over in dit artikel.
Een handmatig Wwft-proces?
Mijn Accountant begeleidt zo’n 350 grotere mkb-organisaties. Tot voorkort deden ze het Wwft-proces voor al die klanten volledig handmatig: ID-verificaties op locatie, onderzoek via Google en losse checklists op papier. Frank vertelt: “Monitoring ging uitsluitend ad hoc.”
Een centrale werkwijze? “Die hadden we niet. Daardoor pakte iedere medewerker het proces nét anders aan. Dossiers waren dus allemaal net anders opgebouwd en het controleren daarvan kostte erg veel tijd. Toen de regelgeving steeds strenger werd, nam de druk steeds verder toe.”
Direct zeker van zkr
Frank realiseerde zich dat dit niet langer kon. “Zkr was mij al verschillende keren aanbevolen dus besloot ik met ze in gesprek te gaan. Vanaf het eerste gesprek, was ik eigenlijk al verkocht. Het team van zkr wist al hoe we de software het beste konden inrichten, voordat we daar zelf over hadden nagedacht. Dat schepte direct vertrouwen”, vertelt hij.
Van start met zkr
En dus ging het team van Frank van start met onze software. “De bestaande klantlijst werd direct ingelezen, zodat het team niet alles opnieuw hoefde in te voeren. Tijdens de opstart waren er een paar bugs, maar de problemen werden gelukkig al snel verholpen doordat het team van zkr korte lijntjes hanteert en altijd snel antwoord geeft.”
Vanaf moment één was Frank erg tevreden over de nieuwe werkwijze met zkr: “De werkwijze is van links naar rechts opgebouwd: eerst KvK-documenten en personen, dan de checks op adverse media en sanctielijsten, dan het beoordelingsprofiel. Zolang je een stap in het midden niet hebt afgerond, kom je aan de rechterkant niet uit. Iedereen weet daardoor precies waar een dossier staat en wat er nog moet gebeuren,” legt hij uit.
Minder handmatig werk, meer continuïteit
Het grootste voordeel van zkr, in de ogen van Frank? “De tijdswinst. Vroeger moesten we zelf bronnen nalopen en checks uitvoeren – nu gaat dat automatisch via een vaste flow. Dat scheelt ons enorm veel tijd! Daarbij weten we nu gewoon zeker dat alles goed gecheckt is: de software struint bij wijze van spreken het hele internet af.”
Daarnaast zit er nu continuïteit in de processen, legt hij uit. “Ieder dossier heeft dezelfde manier van werken, ongeacht wie eraan werkt. Er zit geen ruis meer in hoe de checks gedaan zijn. Moet er iets worden aangepast, dan gebeurt dat op één plek in zkr en loopt de werkwijze daarna voor alle dossiers weer gelijk.”
Twijfel je nog?
Twijfel jij nog of je met zkr van start moet? Nergens voor nodig, aldus Frank. “Als zkr gewoon laat zien wat ze kunnen, ben je direct om. Dat weet ik zeker. Met één of twee basisdossiers bewijst het zichzelf namelijk al.”
Net als Frank klaar om Wwft-dossiers sneller, consistenter en met minder handmatig werk opbouwen? Boek dan een persoonlijke demo en ontdek hoe zkr ieder klantdossier via één vaste werkwijze laat lopen.
