Veelgemaakte fouten binnen cliëntenonderzoek in 2026
De vijf stappen die elk kantoor moet vastleggen
Een cliëntenonderzoek begint 9 van de 10 keer overzichtelijk. Je verzamelt de bedrijfsgegevens, controleert de identiteit van de betrokken personen en brengt de UBO’s in kaart. Alles lijkt compleet en het dossier kan worden afgerond. Toch?
Niet helemaal. Anno 2026 is enkel het verzamelen van gegevens en documenten namelijk niet genoeg. Je moet ook kunnen aantonen hoe je tot bepaalde conclusies bent gekomen. Waarom heb je een cliënt geaccepteerd? Waarop is het risicoprofiel gebaseerd? En wat heb je gedaan met informatie die niet direct met elkaar overeenkwam?
Een goed cliëntenonderzoek maakt daarom niet alleen duidelijk wat je hebt gecontroleerd, maar ook welke afwegingen je onderweg hebt gemaakt. In dit artikel nemen we je mee door de vijf stappen die ieder kantoor minimaal moet vastleggen. Zo bouw je een dossier op dat niet alleen compleet is, maar ook achteraf goed uit te leggen is.
Wat moet een cliëntenonderzoek opleveren?
Voordat we dieper induiken in de vijf stappen van cliëntenonderzoek, is het goed om één ding voorop te stellen: de Wwft werkt niet met een standaard vragenlijst die je bij iedere cliënt op precies dezelfde manier afvinkt. Cliëntenonderzoek is risicogebaseerd. Dat betekent dat de diepgang van het onderzoek moet passen bij de cliënt, de opdracht en de risico’s die daarbij horen.
De Wwft schrijft vooral voor wat het cliëntenonderzoek moet opleveren, maar als kantoor bepaal je hoe je tot dat resultaat komt. Daarbij moet je kunnen aantonen dat de maatregelen passen bij het risico van de cliënt. Dat geeft ruimte om het onderzoek passend in te richten, maar vraagt ook om een duidelijke onderbouwing. De volgende vijf stappen geven houvast om deze keuzes gestructureerd te maken én goed vast te leggen.
Stap 1: Breng de cliënt én de opdracht in kaart
Voordat je gegevens controleert, moet duidelijk zijn met wie je een relatie aangaat en wat je voor deze cliënt gaat doen. Een KvK-uittreksel vertelt je wie een onderneming formeel is, maar nog niet waarom de cliënt bij je aanklopt en wat je tijdens de samenwerking kunt verwachten.
Breng daarom in kaart:
- Wie de formele cliënt of opdrachtgever is
- Welke werkzaamheden je uitvoert
- Wat het doel en de aard van de zakelijke relatie zijn
- Hoe lang de relatie naar verwachting duurt
- Welke activiteiten en geldstromen je verwacht
- Waarom de opdracht onder de Wwft valt
Wat leg je vast?
Beschrijf niet alleen de dienstverlening, maar ook wat de opdracht inhoudt en wat je op basis daarvan verwacht. Zo geef je het dossier de context die nodig is om latere veranderingen of afwijkingen goed te beoordelen.
Stap 2: Breng de persoon achter de cliënt in beeld
Na het in kaart brengen van cliënt en opdracht, stel je vast wie de cliënt vertegenwoordigt en wie uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft. Bij een natuurlijk persoon controleer je de identiteit. Bij een onderneming kijk je ook naar de vertegenwoordigers, de eigendomsstructuur en de UBO’s.
Controleer onder andere:
- Welke personen en organisaties bij de cliënt betrokken zijn
- Wie bevoegd is om namens de cliënt op te treden
- Hoe de eigendoms- en zeggenschapsstructuur is opgebouwd
- Wie als UBO kwalificeert
- Of de verstrekte informatie overeenkomt met betrouwbare bronnen
Wat leg je vast?
Noteer welke personen je hebt geïdentificeerd, welke bronnen je hebt gebruikt en hoe je tot de vastgestelde UBO’s bent gekomen. Wijkt informatie van elkaar af? Leg dan ook vast wat er niet overeenkomt, hoe je dit hebt onderzocht en waarom je de uiteindelijke uitleg voldoende vindt.
Stap 3: Geef de cliënt een onderbouwd risicoprofiel
Niet iedere cliënt brengt hetzelfde risico met zich mee. Daarom vertaal je de verzamelde informatie naar een risicoprofiel dat past bij de cliënt en de opdracht. Op basis daarvan ken je een risicoprofiel toe, bijvoorbeeld laag, normaal of hoog. Het label zelf is daarbij minder belangrijk dan de onderbouwing erachter
Kijk bijvoorbeeld naar:
- De sector waarin de cliënt actief is
- Het soort dienstverlening dat je levert
- De landen waarmee de cliënt zakendoet
- De herkomst en bestemming van geldstromen
- Een complexe of ondoorzichtige organisatiestructuur
- Mogelijke PEP-, sanctie- of mediasignalen
- Opvallende omstandigheden rond de opdracht
Wat leg je vast?
Beschrijf welke risicofactoren je hebt onderzocht, welke signalen je hebt aangetroffen en waarom deze samen tot het gekozen risicoprofiel leiden. Alleen ‘normaal risico’ noteren is niet genoeg. Een collega of toezichthouder moet de afweging kunnen volgen.
Stap 4: Stem het onderzoek af op het risico
Het risicoprofiel bepaalt hoe diepgaand het cliëntenonderzoek moet zijn. Bij een normaal risico kan het reguliere onderzoek voldoende zijn. Bij een verhoogd risico is aanvullend of verscherpt cliëntenonderzoek nodig. Sla daarbij niet alleen de ontvangen documenten op, maar maak ook duidelijk welke vraag je ermee wilde beantwoorden en waarom de uitkomst voldoende is.
Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat je meer onderzoek doet naar:
- De herkomst van middelen
- De bron van het vermogen
- De reden voor een complexe bedrijfsstructuur
- De achtergrond van internationale transacties
- De zakelijke reden voor bepaalde activiteiten
- De rol en achtergrond van betrokken personen
- Negatieve berichtgeving over de cliënt of UBO
Wat leg je vast?
Noteer welke aanvullende controles zijn uitgevoerd, welke informatie is opgevraagd en welke conclusie je daaraan verbindt. Leg ook vast wie het onderzoek heeft uitgevoerd, wie akkoord heeft gegeven op de cliëntacceptatie en of er voorwaarden zijn gesteld.
Kan het onderzoek niet volledig worden afgerond? Beschrijf dan welke informatie ontbreekt, welke pogingen je hebt gedaan om die te verkrijgen en waarom dit leidt tot het weigeren of beëindigen van de zakelijke relatie.
Stap 5. Houd het cliëntenonderzoek actueel
Na de cliëntacceptatie stopt het onderzoek niet. Zolang de zakelijke relatie duurt, moet je blijven controleren en monitoren of de beschikbare informatie nog klopt en of de activiteiten van de cliënt passen bij het vastgestelde profiel. Werk daarom niet alleen met een periodieke herbeoordeling. Ook relevante veranderingen tussendoor kunnen aanleiding zijn om het dossier opnieuw te bekijken.
Let bijvoorbeeld op:
- Een wijziging van de UBO
- Een nieuwe bestuurder of aandeelhouder
- Een aangepaste bedrijfsstructuur
- Nieuwe activiteiten of producten
- Uitbreiding naar andere landen
- Veranderende geldstromen
- Nieuwe PEP- of sanctiesignalen
- Negatieve berichtgeving
- Transacties die niet passen bij het cliëntprofiel
Wat leg je vast?
Beschrijf wat er is veranderd, hoe je die verandering hebt onderzocht en of dit gevolgen heeft voor het risicoprofiel of de dienstverlening. Ook wanneer je besluit dat er geen aanvullende actie nodig is, leg je kort vast waarom.
Van vastleggen naar aantoonbaar werken
Een goed cliëntenonderzoek draait uiteindelijk niet om zoveel mogelijk documenten verzamelen. Het gaat erom dat je op ieder moment kunt laten zien wie je hebt onderzocht, welke risico’s je hebt gezien en waarom je tot een bepaalde conclusie bent gekomen.
Door de vijf stappen op een vaste manier te doorlopen, ontstaat meer structuur in je Wwft-dossier. Je voorkomt losse controles, onduidelijke afwegingen en informatie die na de klantacceptatie niet meer wordt bijgewerkt. Zo wordt cliëntenonderzoek geen eenmalige checklist, maar een doorlopend en aantoonbaar proces.
Breng structuur in je cliëntenonderzoek
Met de software van zkr leg je het cliëntenonderzoek centraal vast en houd je grip op controles, risicoprofielen en wijzigingen. Dat bespaart tijd, verkleint de kans dat belangrijke informatie wordt gemist en maakt dossiers eenvoudiger overdraagbaar en controleerbaar.
Benieuwd hoeveel makkelijker cliëntenonderzoek binnen jouw kantoor kan? Vraag een vrijblijvende demo aan en ontdek hoe zkr van klantacceptatie en doorlopende monitoring één overzichtelijk proces maakt.
