Hoe Meijers & Partners grip kreeg op Wwft-compliance met zkr
Al meer dan vijftig jaar ondersteunt Meijers & Partners in Amsterdam ondernemers met hun administratie, salarisadministratie en fiscale vraagstukken. Ton Meijers runt het kantoor met een vast team van acht medewerkers. Hij heeft een klantenkring van installatiebedrijven, makelaars, groothandels en ZZP’ers. De kwaliteit van hun werk wordt zelfs erkend door de Belastingdienst: Meijers & Partners werkt onder horizontaal toezicht, wat inhoudt dat de Belastingdienst de kwaliteit van hun werk vertrouwt zonder standaardcontroles.
Maar dat vertrouwen gold niet automatisch voor Wwft-compliance, de wet die voorschrijft dat administratiekantoren moeten controleren wie hun klanten zijn en of die een risico vormen voor witwassen of financiering van terrorisme. Die wet vereist vastgelegde dossiers, aantoonbare checks en een werkend proces. En dat ontbrak. “De Wwft verplicht je om je klanten te kennen en risico’s in te schatten. Maar hoe je dat precies organiseert? Dat mag je zelf invullen en dat is waar het ingewikkeld wordt,” zegt Ton.
Wanneer Excel niet meer volstaat
Die vrijheid om de Wwft naar eigen inzicht in te richten, vulde Ton in zoals veel kantoren dat doen: met Excel-lijsten, handmatige checks en veel zoekwerk. Voor elke klant controleerde hij zelf in de Kamer van Koophandel wie de eigenaar was, zocht hij op of de klant voorkwam op een sanctielijst van de overheid en hield hij bij of er bestuurders waren gewijzigd. Dat kostte niet alleen veel tijd, het gaf ook geen zekerheid. “Je kunt een uur in registers zitten en dan nóg twijfelen of je alles goed hebt,” zegt Ton.
Naarmate het klantenbestand groeide en de regelgeving strenger werd, werd ook duidelijk dat deze werkwijze niet houdbaar was. Een onvolledig dossier of een gemiste sanctiecheck kan bij een controle door de toezichthouder leiden tot een boete. En die boete blijft niet binnen de muren. “Als wij iets doen, komen we op de site van de toezichthouder te staan. Met mijn naam en het boetebedrag. Dat is gewoon een schandpaal,” zegt Ton.
Op zoek naar de juiste tool
Omdat de handmatige werkwijze niet langer houdbaar was, ging Ton op zoek naar Wwft-compliance software: tools die automatisch klantdossiers bijhouden, sanctielijsten checken en eigendomsstructuren ophalen. Eén daarvan gebruikte rode kruizen als signaal voor een negatieve mediacheck, ook als er niets mis was. “Ik zie allemaal rode kruizen. Dat zou toch fout zijn? Tot op heden hebben ze die nog steeds staan,” zegt Ton. Een andere tool had technisch veel te bieden, maar geen enkele gebruiker in Nederland. De verkoper gaf het zelf toe: “Als ik eerlijk ben, zou ik blij zijn als jij de eerste bent.”
Via een netwerk van administratiekantoren hoorde hij over zkr. De eerste demo voelde direct anders. “Het waren mensen die begrepen waar je het over had. Die erkenden ook dat het beter kon en die uitstraling hadden ze ook,” zegt Ton. Dat gaf de doorslag.
Implementatie zonder omwegen
Paul, consultant bij zkr, kwam op een ochtend langs bij Meijers & Partners om de compliance software samen met twee collega’s van Ton direct in te richten. “We maakten klantprofielen aan voor de bestaande klanten, stelden de vragenlijsten in die medewerkers doorlopen bij een cliëntenonderzoek en legden de werkstroom vast die het kantoor volgt van identiteitscheck tot risicobeoordeling,” vertelt Ton. Alles stond nog diezelfde ochtend.
Wat daarna opviel was de bereikbaarheid. “Je leert zkr kennen door ermee te werken,” vertelt Ton, “en als je ergens tegenaan loopt, staat het team gewoon naast je.” Dat bleek geen loze belofte. Kort na de implementatie kwam zkr met een nieuwe versie die botste met de net gemaakte inrichting. Ton stuurde een berichtje en binnen een halfuur stond alles weer op de rails.
Grip op structuur, zonder handmatig zoekwerk
Meijers & Partners werkt met de standaardvragenlijsten van zkr: vaste sets vragen die medewerkers doorlopen bij elk cliëntenonderzoek, zoals vragen over de herkomst van vermogen, de aard van de zakelijke activiteiten en de eigendomsverhoudingen van een bedrijf. “We gebruiken de sjablonen van zkr en passen ze aan waar nodig,” zegt Ton. “Iedere dag stemmen we wel iets bij.”
Wat het meeste verschil maakt is dat zkr de eigendomsstructuur van een bedrijf automatisch ophaalt uit de Kamer van Koophandel. Dat is belangrijk omdat witwassen of fraude vaak verborgen zit achter complexe bedrijfsstructuren en de Wwft verplicht kantoren om die structuren volledig en actueel in kaart te hebben. “Als ik een BV invoer, haalt zkr de hele structuur op. Je krijgt gelijk een compleet profiel en het geeft aan wie de belangrijke personen zijn en wat je daarvan moet verzamelen,” legt Ton uit.
Wat dat in de praktijk betekent, werd duidelijk bij een klant van Meijers & Partners met een holding van 56 BV’s. “Vroeger moest je die dossiers op je bureau leggen, kijken hoe de verbindingen lopen, dat uittekenen en daarna nog corrigeren ook,” zegt Ton. Een klus van uren, zonder garantie dat het volledig was. “Met zkr heb je in twee, drie minuten een complete tekening van de hele structuur.” Dat knagende gevoel van iets missen is er nu niet meer.
Wat zkr Meijers & Partners oplevert
Met zkr heeft het kantoor nu grip op de volledige Wwft-administratie. Structuurtekeningen worden grotendeels automatisch gegenereerd, waardoor klantdossiers sneller op orde zijn. Daarnaast houdt zkr wijzigingen in de gaten: als een bestuurder van een klantbedrijf wordt vervangen of de eigendomsstructuur verandert, krijgt Ton daar direct een melding van in zkr.
Ton laat zich niet zomaar overtuigen. Dat hij zkr aanbeveelt aan twijfelende collega’s, spreekt boekdelen. “Kijk goed naar de mensen achter het product. Dat zijn professionals die er altijd bij zijn, ze laten je niet zwemmen. Voor Wwft-compliance heb ik veel tools gezien en beter heb ik niet gevonden,” zegt hij. En dan voegt hij er droog aan toe: toen zijn vorige aanbieder vroeg waar hij naartoe ging, zei Ton dat de beslissing nog niet gemaakt was. Maar hij had al getekend bij zkr. Toen de aanbieder vroeg waarom hij voor zkr koos, zei Ton: “De woordspeling klopte wel. Zeker.” Want zekerheid, precies dat is wat zkr hem bracht.
Net als Ton op zoek naar een tool die écht werkt? Boek een demo en ontdek hoe zkr jouw kantoor aan Wwft-compliance helpt met grip en overzicht.
