Kan ik een toetsing van de BFT doorstaan als ik vertrouw op automatisering?

De BFT toetst jou, niet je systeem. Maar een goed systeem maakt jouw toetsing een stuk sterker. Automatisering is een hulpmiddel, geen vrijbrief om de professionele beoordeling los te laten. De verantwoordelijkheid voor Wwft-compliance ligt altijd bij jou als professional. Dat verandert niet omdat je software gebruikt. Maar de manier waarop je die verantwoordelijkheid invult en hoe aantoonbaar je dat doet, verandert wél. 

Wat de BFT eigenlijk wil zien
Een BFT-toetsing is geen tentamen over de inhoud van de Wwft. Het is een onderzoek naar hoe jouw kantoor in de praktijk werkt. De toezichthouder wil weten of je een aantoonbare, consistente en risicobewuste werkwijze hebt. Heb jij per klant een actuele risicoclassificatie, kun je die onderbouwen, weet je wanneer die voor het laatst is gecontroleerd en wat heb je gedaan toen er een signalering was? 

Dat zijn vragen die je met een Excel-bestand bijzonder moeilijk kunt beantwoorden. Zeker als meerdere collega’s in hetzelfde bestand hebben gewerkt, of als de monitoring “ergens in de map” staat.  

Automatisering als bewijs, niet als excuus
Er is een verschil tussen zeggen dat je iets hebt gedaan en het kunnen aantonen. Daarom legt de software van zkr een volledige audittrail vast van alles wat er in een dossier is gebeurd. Als de BFT vraagt wat je hebt gedaan naar aanleiding van een UBO-wijziging bij een specifieke klant, kun je dat letterlijk laten zien. Dat is een fundamenteel andere positie dan die van een kantoor dat handmatig werkt. 

Jij blijft in control
Zkr automatiseert het proces, maar de beoordeling blijft bij jou. Als het systeem een klant een hogere risicoclassificatie geeft dan jij passend vindt op basis van jouw kennis van die klant, kun je dat overschrijven. Die gedocumenteerde professionele afweging is precies wat een toezichthouder wil zien. Want compliance draait uiteindelijk om aantoonbaar verantwoord handelen. Zodat jij bij een toetsing niet hoeft te hopen dat alles wel op orde zal zijn, maar dat gewoon weet. 

Wat dit betekent voor een toetsing
Kantoren die met zkr werken, gaan een toetsing anders in, omdat ze structureel beter werk hebben geleverd. Dossiers zijn compleet, classificaties zijn onderbouwd, wijzigingen zijn tijdig verwerkt. En als er ooit een vraag komt over een specifiek klantdossier, is het antwoord direct terug te vinden.